Huvud » bindningar » Tips för tidshantering för ekonomer

Tips för tidshantering för ekonomer

bindningar : Tips för tidshantering för ekonomer

Finansvärlden har utvecklats till en mycket konkurrenskraftig arbetsplats. Även om det bara finns 24 timmar på en enda dag, som man säger, är tiden pengar. Därför är effektiv tidsstyrning en konkurrensfördel för alla ekonomer som vill bli mer produktiva och öka kvalitetstiden bort från arbetet.

Men det finns många distraktioner som kan hålla dig på jobbet längre än nödvändigt. Läs vidare för att lära dig mer om några av dessa vanliga tidsavfall och ta reda på ett antal tips för tidsledning som gör att du får mer arbete på mindre tid.

Svarta hålet

Det finns olika tidsförlorare som kan suga ner produktiviteten. Exempelvis frestas finanspersonal perpetually till multitask. Anta att du är en rådgivare och mellan 8:30 och 10 på en onsdagsmorgon lyckas du göra följande:

  • Du arbetar på ett kalkylblad,
  • Men sluta efter att ha avbrutits av två nya e-postmeddelanden,
  • Skicka sedan av sex e-postmeddelanden i rad,
  • Följt av att kolla en college väns bröllop bilder på Instagram,
  • Sedan acceptera en företagets sociala utflykt via ett Slack-meddelande,
  • Innan två föra oväntade samtal från blivande kunder, och
  • Slutligen tvingas man att hänga brått när din chef stannar förbi för att påminna dig om att du är fem minuter för sen för personalmötet.

Låter detta som en typisk morgon för dig? Om så är fallet, och särskilt om du arbetar i en företagsklimat som ett privat kapital som ett private equity-företag eller en investeringsbank, är du förmodligen i den lågpresterande nivån jämfört med dina kamrater.

Fem eller tio år från och med nu kommer ingen att komma ihåg, bry sig om eller marknadsföra dig för allt upptaget du har åstadkommit. Skulle världen ha brytt sig om Thomas Jefferson slutade med mycket pappersblandning men aldrig hjälpt till att skriva självständighetsförklaringen? Detsamma gäller i ditt jobb - din organisation värderar nödvändigt arbete och mästerverk, inte upptagen arbete.

Planera

Varje söndag eftermiddag, avsluta din kommande veckas "att göra" -lista, helst med en applikation eller webbtjänst som synkroniseras över alla dina enheter. Markera de artiklar som är helt avgörande för din framgång på jobbet och i ditt personliga liv. De som inte markeras är förmodligen saker som du kan delegera, försena eller undvika helt.

Inom finansieringen inkluderar kritiska leveranser rapporter eller forskning som måste vara korrekt och skickas in före en tidsfrist. Din organisation serveras bättre om du fokuserar på att förbättra kvaliteten på dessa rapporter, i motsats till att bara göra ett anständigt jobb på dem så att du kan frigöra tid för objekt som inte är viktiga (som att svara på e-post med låg prioritet eller delta i en lång -vindigt möte).

På samma sätt, tio minuter innan du lämnar arbetet varje dag, avsluta listan på nästa dags åtgärder och nummerera dem i ordning av vikt och prioritering. Återigen, ständigt fråga dig själv alla saker som du egentligen inte behöver göra - de saker som inte uppfyller en viss produktivitetströskel.

(Kolla också in Hitta din nisch inom finansbranschen.)

Göra flera saker samtidigt

Att lyckas med finansieringen beror på ens förmåga att alltid leverera kritiska och omedelbara leveranser. Vilka är de avgörande informations- och datapunkter som dina ekonomichefer litar på? Vad kan du leverera för att hjälpa din organisation och / eller dina kunder att vinna? Innebär det att en revisionsrapport snabbt lämnas in, exakta beräkningar av nuvärdet för ett föreslaget projekt eller att se till att formlerna i Excel leder till korrekta sammanlagda totaler?

I slutet av dagen bryr sig ingen om alla e-postmeddelanden som du har utbytt, socialklubbens möten du deltog i eller den kronologiska arkiveringen av mappar i ditt skåp. Multitasking hindrar ständigt individer från att ge sitt bästa på de få kritiska leveranser som deras arbetsgivare verkligen förväntar sig av dem.

Gör först de viktiga, svåra, brådskande och högsta värdena åtgärder. Framgång i finansiering kan innebära enkelhet i metoder för hur du närmar dig dina uppgifter. Detta kan verka brutalt enkelt för den vällästa och oförstörda nyutbildade, men gör en sak åt gången och slutar inte förrän den är klar. Om dina uppgifter avser ett långsiktigt projekt, hacka det upp till kortare milstolpar och avsluta i förväg. Som Henry Ford sa: "Ingenting är särskilt svårt om du delar upp det i små jobb." Att göra saker från början till slut eliminerar kostsamma ineffektivitet eftersom du undviker att behöva ständigt börja om och kalibrera om olika, oberoende föremål.

Om du lägger tre timmar varje vecka på värdelösa uppgifter, lägger det till cirka 150 timmar per år. Din medarbetare några skrivbord från dig, som är mer effektiv och lägger in 150 timmar mer per år kommer sannolikt att njuta av några kampanjer och löneförhöjningar som andra inte fick.

(Utforska typerna av jobb i finansbranschen med Financial Career Options for Professionals.)

Inkorg

Din inkorg är en stor tidslöshet. Om en majoritet av dina e-postmeddelanden saknar relevans för dina omedelbara uppgifter, fyller du sporadiskt din dag med skräpinformation.

För att undvika detta:

  • Ställ in förutbestämda tider för att kontrollera din e-post och kontrollera din inkorg högst tre eller fyra gånger per dag.
  • Skapa en efter-timmarsmapp för e-postmeddelanden som du borde komma till, men som inte är brådskande. Den här mappen är särskilt användbar för att komma tillbaka till viktiga förfrågningar som kan vänta några arbetsdagar innan du får svar från dig.
  • Skicka bara de mest kritiska e-postmeddelandena under din arbetsdag. Det är viktigt att hålla sig uppdaterad i din grupp, men en stor del av din tid kan slösas bort av oerfarna eller mindre disciplinerade kollegor som översvämmar din inkorg med irrelevanta meddelanden. Du kan minska dessa typer av e-postmeddelanden genom att inte svara på dem som inte är arbetsrelaterade.
  • Töm inkorgen innan du lämnar jobbet. Du kan göra detta genom att skapa projektrelaterade mappar där du kan parkera e-postmeddelanden relaterade till specifika problem. Om du håller din inkorg tom sparar du tid genom att eliminera meddelanden utan kärnan från din uppmärksamhet. Om det finns artiklar som absolut kräver uppmärksamhet inom de närmaste timmarna eller nästa dag, placera dem i en brådskande mapp.

Andra tidsbesparande tips

Håll koll på hur mycket tid du verkligen slösar bort

Skapa ett enkelt kalkylblad som låter dig ange den uppskattade tiden du har slösat bort i triviala frågor. Gör detta dagligen. När du utvecklar och upprätthåller denna vana kommer du att utbilda dig själv att känna igen obetydliga frågor när du möter dem.

Behandla endast pappersdokument en gång

När de har bearbetats kan du arkivera dem, skicka in dem eller bli av med dem.

Direktmeddelande dina kollegor

Att gå runt på ditt kontor eller mellan avdelningar kan kosta dig några timmar per vecka - och vi vet hur kostsamt det är på årsbasis. Om det inte är en viktig eller komplicerad fråga, är det ofta ett mer effektivt sätt att snabbt få svar på olika frågor om du använder direktmeddelanden via ett företagsmeddelandesystem eller godkänd webbtjänst.

Vet var allt är när som helst

Detta inkluderar både elektronisk och pappersinformation. Om du värdesätter din tid, slösa inte den med att söka efter saker.

Separera dina uppgifter i fyra kategorier:

  1. Brådskande och viktigt - till exempel finansiella och redovisningsrapporter med strikta och närmande tidsfrister.

  2. Inte brådskande och viktigt - som nätverk inom din finansgrupp, utbildningskurser etc.

  3. Brådskande och inte viktigt - till exempel sporadiska meddelanden från din inkorg och "registrera förfallodatum" för klubbmöten.

  4. Inte brådskande och inte viktigt - som tio minuters konversationer av automaten, kontroll av fantasifotboll etc.

(Uppenbarligen bör du spendera så mycket av din dag som möjligt i den första kategorin.)

Delegerade, delegerade, delegerade

Det här är vad som kommer att skilja dig från förpackningen när du flyttar upp i organisationen. Hantera uppgifter som bara du kan utföra. När du finslipar dina tidshanteringsfärdigheter kommer du snart att ha direktrapporter tilldelats dig. Tilldela uppgifter som du inte behöver hantera dig själv så mycket som möjligt. Du bör bara göra de saker som absolut kräver din uppmärksamhet eller expertis.

Hantera inte din personlighet

Finanspersonal bör ha tidsförvaltningsförmåga, men de bör också ha rapport och goodwill med interna kollegor och det externa samhället. Att fokusera uteslutande på tid kan få dig att vara slipande, vilket kommer att få många människor när de är runt dig, inklusive i sociala och affärsutvecklingsmiljöer. Om du inte är försiktig, kommer du att gå och tänka att du är en tidsledningsguru, men du kommer inte att vara helt medveten om "social idiot" stämpel på din panna.

Kommunikations-, ledarskap- och affärsutvecklingsfärdigheter är lika viktiga som tidhanteringsfärdigheter. När finanspersonal växer upp i sin karriär kommer tidshanteringsfärdigheterna ensamma inte längre att räcka för att hjälpa dem att nå nästa nivå (dvs. verkställande nivå).

Poängen

Om du värdesätter ditt liv värderar du din tid. Arbetslivet är en delkomponent i den större bilden av ditt liv - nivån på bidrag och service som du kan tillhandahålla för andra beror på din förmåga att utnyttja den begränsade tid som du tilldelats. Kom ihåg: Det är de viktiga saker som din arbetsgivare förväntar dig att du levererar på det antalet. Din arbetsgivare bryr sig inte mycket om allt annat, och du borde inte heller göra det.

(Läs mer för mer Ekonomisk effektivitet: Analystens guide till tidshantering.)

Jämför investeringskonton Leverantörs namn Beskrivning Annonsörens upplysning × Erbjudandena som visas i denna tabell kommer från partnerskap från vilka Investopedia erhåller ersättning.
Rekommenderas
Lämna Din Kommentar