Fyll i W-9-formuläret

Om du arbetar som frilansare eller oberoende entreprenör, bör de flesta av dina kunder be dig fylla i IRS-formulär W-9, Begäran om skattebetalares identifikationsnummer och certifiering. Detta formulär hjälper företag att få nyckelinformation från sina leverantörer för att förbereda informationsreturer för IRS. Företag måste arkivera informationsreturer med hjälp av formulär 1099-MISC när de betalar en frilansare eller oberoende entreprenör totalt $ 600 eller mer under året (se Syftet med 1099 formulär ).

Dina kunder kommer att använda informationen på din W-9 för att placera ditt namn, företagsnamn, adress och skattebetalares identifikationsnummer (TIN) på 1099-MISC som de arkiverar om dig. De kommer att skicka en kopia av 1099-MISC till IRS och en annan kopia till dig i slutet av januari, efter skattåret.

Andra omständigheter för vilka du kan bli ombedd att fylla i en W-9 inkluderar:

• vissa fastighetstransaktioner
• betald inteckning
• förvärv eller uppsägning av säkerhet
• annullering av skuld
• bidrag till en individuell pensionsordning (IRA)

(För mer information om dess användning - och när du ska ifrågasätta att behöva underteckna ett - läs Formålet med W-9-formuläret .)

Steg-för-steg-anvisningar

Blankett W-9 är ett av de enklaste IRS-formulärerna att fylla i, men om skatteformulär gör dig nervös, oroa dig inte. Vi kommer att leda dig genom rätt sätt att slutföra det.

Steg 1: Ange ditt namn som visas i din självdeklaration. Lätt, eller hur?

Steg 2: Ange ditt företagsnamn eller "ignorerad enhet" -namn, om det skiljer sig från namnet du angav för steg 1. Du kan till exempel vara ett enskilt ägare, men för marknadsföringsändamål använder du inte ditt personliga namn som ditt Företagsnamn; istället "gör du affärer som" något annat namn. Du skulle ange det namnet här. När det gäller den ignorerade enhetsdelen, om du inte vet vad den är, är du förmodligen inte en. Den vanligaste ignorerade enhetstypen är ett bolag med ett enda medlem. Enda äganderätt och S-företag klassificeras aldrig som åsidosatta enheter.

Steg 3: Vilken typ av affärsenhet är du för federal skatteklassificering: ensamföretag, partnerskap, C-bolag, S-bolag, trust / gods, aktiebolag eller "annat"? Markera lämplig ruta. Om du inte är säker, är du förmodligen en enda ägare, eftersom du skulle ha behövt arkivera mycket pappersarbete för att bli en av de andra enheterna.

Steg 4: Undantag. Chansen är stor att du kommer att lämna dessa rutor tomma. Här är några undantag:

1. Mottagare som är undantagna från att innehålla säkerhetskopiering, till exempel företag (i de flesta fall), kan behöva ange en kod i rutan "Undantagen betalningsmottagarkod". Instruktionerna i formuläret W-9 visar de undantagna betalningsmottagarna och deras koder och de typer av betalningar som dessa koder ska användas för. Företag som fyller i en W-9 för mottagande av ränta eller utdelning, till exempel, skulle ange koden "5."

2. Mottagare som är undantagna från rapportering enligt FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) kan behöva ange en kod i rutan ”Undantag från FATCA-rapporteringskod”. Ingen av dessa rutor gäller för den typiska oberoende entreprenören eller frilansaren.

Steg 5: Ange din gatuadress, stad, stat och postnummer. Vad händer om din hemadress skiljer sig från din affärsadress? Vilken adress ska du ange på formulär W-9? Använd adressen som du kommer att använda på din skattedeklaration. Om du till exempel är en enskild innehavare som hyr kontorslokaler, men du skickar in din självdeklaration med din hemadress, anger du din hemadress på formulär W-9 så att IRS inte kommer att ha problem med att matcha dina 1099s med ditt 1040-formulär .

Steg 6: I detta valfria steg kan du ange sökarens namn och adress. Du kanske vill fylla i den här rutan för att föra register över vem du har angett ditt skatteidentifikationsnummer.

Steg 7: IRS kallar det här avsnittet Del I, som måste få dig att undra vad alla dessa steg du just genomfört var. Här måste du ange ditt företags skatteidentifieringsnummer, som antingen kommer att vara ditt individuella personnummer (SSN) om du är ett enskilt ägare, eller ditt arbetsgivaridentifikationsnummer (EIN) om du är en annan typ av företag. Några enskilda innehavare har också EIN, men IRS föredrar att enskilda innehavare använder sina SSN på formulär W-9. Återigen kommer det att göra det enklare att matcha alla 1099-tal du får med din skattedeklaration, som du kommer att arkivera under din SSN.

Vad händer om ditt företag är nytt och inte har ett EIN? Du kan fortfarande fylla i formuläret W-9. IRS säger att du bör ansöka om ditt nummer och skriva "ansökt om" i utrymmet för TIN. Du vill få detta nummer så snabbt som möjligt eftersom du kommer att bli föremål för säkerhetskopiering tills du gör det. Du kan ansöka om EIN på IRS-webbplatsen. Se instruktionerna nedan för steg 8, del II, för mer information om att innehålla säkerhetskopiering.

Steg 8: I del II måste du intyga sanningsenheten i all din information innan du kan skriva under formulär W-9. Att avsiktligt ligga på ett skatteformulär kan innebära att du måste betala böter eller gå i fängelse. IRS röra sig inte. Innan du undertecknar formulär W-9, här är de uttalanden som du måste certifiera är sanna, under straff för perjury:

1. Det nummer som visas på detta formulär är mitt korrekta skattebetalares identifikationsnummer (eller jag väntar på att ett nummer ska utfärdas till mig).

Om du funderade på att använda ett "lånat", stulet eller fullständigt skatte-ID-nummer, tänk två gånger innan du låg under ed.

2. Jag är inte föremål för källskydd för säkerhetskopiering eftersom: (a) jag är undantagen från källskydd för säkerhetskopiering, eller (b) jag har inte meddelats av Internt Revenue Service (IRS) om att jag är föremål för källskydd för säkerhetskopiering på grund av underlåtenhet att rapportera all ränta eller utdelning, eller (c) IRS har meddelat mig att jag inte längre är föremål för säkerhetskopiering.

De flesta skattebetalare är undantagna från källskydd. Om du inte har någon aning om vad IRS talar om här är du antagligen undantagen. Om du inte är undantagen kommer IRS att ha meddelat dig, och företaget som betalar du måste veta eftersom det krävs att innehålla inkomstskatt från din lön till en fast skattesats på 28% och skicka den till IRS. Förresten, nu vet du en annan god anledning att inte fuska din skattedeklaration: Du kanske måste berätta för en framtida kund om det, och det kan få företaget att tänka två gånger om dig. Punkt c säger i princip att om du en gång hade varit föremål för säkerhetskopiering av säkerhetskopiering men inte längre behöver ingen veta det.

3. Jag är amerikansk medborgare eller annan amerikansk person.

Om du är bosatt utlänning är du klar. IRS anser också att följande är en "amerikansk person": ett partnerskap, företag, företag eller förening som skapats eller organiserats i USA eller enligt lagarna i USA; en inhemsk egendom; och ett inhemskt förtroende. Om ditt företag är ett partnerskap som har en utländsk partner gäller särskilda regler; läs om dem i instruktionerna för att bilda W-9. Om du inte är amerikansk medborgare kan du behöva fylla i formuläret W-8 eller 8233 istället.

4. FATCA-koden (erna) som anges på detta formulär (om sådana finns) som indikerar att jag är undantagen från FATCA-rapportering är korrekta.

Du behöver förmodligen inte oroa dig för den här, som har att göra med lagen om efterlevnad av utländskt konto.

Några fler poäng innan du signerar

Formuläret W-9 berättar att du korsar ut punkt 2 ovan om du har meddelats av IRS att du för närvarande är föremål för säkerhetskopiering på grund av att du har misslyckats med att rapportera all ränta och utdelning på din skattedeklaration.

Du kan korsa ut punkt 2 om du fyller i formulär W-9 i samband med en fastighetstransaktion. Punkt 2 gäller inte i det här fallet, så det spelar ingen roll om du är föremål för att innehålla säkerhetskopiering.

Om du läser det finstilta i W-9-instruktionerna noga, verkar det tyder på att de flesta inte behöver underteckna det här formuläret alls. Du krävs vanligtvis bara att underteckna det om IRS har meddelat dig att du tidigare angav en felaktig TIN. Tekniska aspekter kommer dock personen som bad dig att fylla i formuläret W-9 förmodligen att anse det som ofullständigt eller ogiltigt om du inte har undertecknat det, och lycka till att försöka övertyga dem på annat sätt.

Återlämnar formuläret

Returnera ditt ifyllda formulär W-9 till det företag som bad dig fylla i det. Idealt kommer du att leverera det personligen för att begränsa din exponering för identitetsstöld, men den här metoden är ofta inte praktisk. Mail anses vara relativt säkert. Om du måste e-posta formuläret ska du kryptera både dokumentet och ditt e-postmeddelande och trippla att du har mottagarens korrekta e-postadress innan du skickar ditt meddelande. Gratis tjänster finns tillgängliga online för att hjälpa dig göra detta, men kontrollera deras rykte innan du litar på dina dokument till dem.

Poängen

Att tillhandahålla korrekt information på ditt formulär W-9 hjälper till att säkerställa att betalningar du får - eller andra transaktioner som kräver detta formulär - rapporteras korrekt till IRS. Om du är osäker på några artiklar, till exempel rätt klassificering av ditt företag, kontakta din revisor eller annan finansiell rådgivare.