Introduktion till redovisningsinformationssystem - AIS

Ett bokföringsinformationssystem (AIS) är en struktur som ett företag använder för att samla in, lagra, hantera, bearbeta, hämta och rapportera sina finansiella data så att de kan användas av revisorer, konsulter, affärsanalytiker, chefer, ekonomichefer (CFO), revisorer, tillsynsmyndigheter och skattebyråer.

Speciellt utbildade revisorer arbetar fördjupat med AIS för att säkerställa högsta grad av noggrannhet i ett företags finansiella transaktioner och bokföring, samt för att göra finansiella data lätt tillgängliga för dem som legitimt behöver tillgång till det - allt samtidigt som data hålls intakta och säkra .

Bokföringsinformationssystem består i allmänhet av sex huvudkomponenter: personer, procedurer och instruktioner, data, programvara, informationsteknologisk infrastruktur och interna kontroller. Låt oss titta på varje komponent i detalj.

Introduktion till redovisningsinformationssystem

1. AIS-människor

Människorna i en AIS är helt enkelt systemanvändarna. Professionals som kan behöva använda en organisations AIS inkluderar revisorer, konsulter, affärsanalytiker, chefer, ekonomichefer och revisorer. En AIS hjälper de olika avdelningarna inom ett företag att arbeta tillsammans.

Exempelvis kan ledningen fastställa försäljningsmål för vilka personal sedan kan beställa lämplig mängd lager. Lagerordern meddelar bokföringsavdelningen om en ny betalning. När försäljningen sker kan säljare ange kundorder, bokföring kan fakturera kunder, lagret kan montera beställningen, leveransavdelningen kan skicka den och bokföringsavdelningen får meddelande om en ny fordran. Kundtjänstavdelningen kan sedan spåra kundförsändelser och systemet kan skapa försäljningsrapporter för hantering. Chefer kan också se lagerkostnader, fraktkostnader, tillverkningskostnader och så vidare.

Med en väldesignad AIS kan alla inom en organisation som har behörighet att få tillgång till samma system och få samma information. En AIS förenklar också att få information till personer utanför organisationen vid behov.

Till exempel kan konsulter använda informationen i en AIS för att analysera effektiviteten i företagets prisstruktur genom att titta på kostnadsdata, försäljningsdata och intäkter. Revisorer kan också använda uppgifterna för att bedöma ett företags interna kontroller, ekonomiska tillstånd och efterlevnad av Sarbanes-Oxley Act (SOX).

AIS bör utformas för att tillgodose behoven hos de människor som kommer att använda den. Systemet bör också vara lätt att använda och bör förbättra, inte hindra effektiviteten.

2. Förfaranden och instruktioner

Proceduren och instruktionerna för en AIS är de metoder den använder för att samla in, lagra, hämta och behandla data. Dessa metoder är både manuella och automatiserade. Uppgifterna kan komma från både interna källor (t.ex. anställda) och externa källor (t.ex. kundernas onlineorder). Förfaranden och instruktioner kommer att kodas i AIS-programvara - de ska också "kodas" till anställda genom dokumentation och utbildning. För att vara effektiva måste procedurer och instruktioner följas konsekvent.

3. AIS-data

För att lagra information måste en AIS ha en databasstruktur som strukturerat frågespråk (SQL), ett datorspråk som vanligtvis används för databaser. AIS kommer också att behöva olika inmatningsskärmar för olika typer av systemanvändare och datainmatning, liksom olika utgångsformat för att tillgodose behoven hos olika användare och olika typer av information.

Uppgifterna i en AIS är all finansiell information som är relevant för organisationens affärsmetoder. Alla affärsdata som påverkar företagets ekonomi bör gå in i en AIS.

Typen av data som ingår i en AIS kommer att bero på verksamhetens art, men de kan bestå av följande:

• Försäljningsorder
• kundfaktureringar
• försäljningsanalysrapporter
• inköpskrav
• leverantörsfakturor
• kontrollera register
• huvudbok
• lagerdata
• lön information
• tidtagning
• skatteinformation

Dessa data kan sedan användas för att utarbeta redovisningsrapporter och rapporter, såsom åldrande av kundfordringar, avskrivningar / avskrivningar, försöksbalans, resultat och förlust, och så vidare. Att ha all denna information på ett ställe - i AIS - underlättar ett företags journalföring, rapportering, analys, revision och beslutsfattande. För att informationen ska vara användbar måste den vara fullständig, korrekt och relevant.

Å andra sidan, exempel på data som inte skulle gå in i en AIS inkluderar memos, korrespondens, presentationer och manualer. Dessa dokument kan ha ett tangentiellt förhållande till företagets ekonomi, men exklusive standardfotnoterna är de inte riktigt en del av företagets ekonomiska register.

4. AIS-programvara

Mjukvarukomponenten i en AIS är datorprogrammen som används för att lagra, hämta, bearbeta och analysera företagets ekonomiska data. Innan det fanns datorer var AIS ett manuellt pappersbaserat system, men idag använder de flesta företag datorprogramvara som grund för AIS. Småföretag kan använda Intuuts Quickbooks eller Sage's Sage 50-redovisning, men det finns andra. Små till medelstora företag kan använda SAP: s Business One. Mellanstora och stora företag kan använda Microsofts Dynamics GP, Sage Groups MAS 90 eller MAS 200, Oracle's PeopleSoft eller Epicor Financial Management.

Kvalitet, tillförlitlighet och säkerhet är viktiga komponenter i effektiv AIS-programvara. Cheferna förlitar sig på den information det ger för att fatta beslut för företaget, och de behöver information av hög kvalitet för att fatta sunda beslut.

AIS-program kan anpassas för att möta de unika behoven hos olika typer av företag. Om ett befintligt program inte uppfyller ett företags behov kan programvaran också utvecklas internt med betydande input från slutanvändare eller kan utvecklas av ett tredjepartsföretag specifikt för organisationen. Systemet kan till och med läggas ut till ett specialiserat företag.

För börsnoterade företag, oavsett vilket program och anpassningsalternativ verksamheten väljer, kommer Sarbanes-Oxley-förordningarna att diktera strukturen för AIS till viss del. Detta beror på att SOX-förordningarna fastställer intern kontroll och revisionsförfaranden som offentliga företag måste följa.

5. IT-infrastruktur

Infrastruktur för informationsteknologi är bara ett fint namn på den hårdvara som används för att driva redovisningsinformationssystemet. De flesta av dessa hårdvaruprodukter som ett företag skulle behöva ha ändå, inklusive datorer, mobila enheter, servrar, skrivare, överspänningsskydd, routrar, lagringsmedia och eventuellt reservkraftsaggregat. Förutom kostnader inkluderar faktorer att beakta vid val av hårdvara hastighet, lagringsförmåga och om den kan utökas och uppgraderas.

Det kanske viktigaste är att hårdvaran som valts för en AIS måste vara kompatibel med den avsedda programvaran. Helst skulle det inte bara vara kompatibelt, utan optimalt - ett klumpigt system kommer att vara mycket mindre användbart än ett snabbt system. Ett sätt som företag enkelt kan uppfylla krav på hårdvara och mjukvarukompatibilitet är genom att köpa ett nyckelfärdigt system som innehåller både hårdvaran och den programvara som företaget behöver. Att köpa ett nyckelfärdigt system innebär teoretiskt att verksamheten får en optimal kombination av hårdvara och mjukvara för sin AIS.

En bra AIS bör också innehålla en plan för underhåll, service, utbyte och uppgradering av komponenter i hårdvarussystemet, samt en plan för bortskaffande av trasig och föråldrad hårdvara så att känslig information förstörs fullständigt.

6. Interna kontroller

Den interna kontrollen av en AIS är de säkerhetsåtgärder som den innehåller för att skydda känslig information. Dessa kan vara lika enkla som lösenord eller så komplicerade som biometrisk identifiering. En AIS måste ha interna kontroller för att skydda mot obehörig datortillgång och för att begränsa åtkomst till auktoriserade användare, vilket inkluderar vissa användare i företaget. Det måste också förhindra obehörig filåtkomst av individer som endast får åtkomst till utvalda delar av systemet.

En AIS innehåller konfidentiell information som inte bara tillhör företaget utan också till dess anställda och kunder. Dessa uppgifter kan inkludera personnummer, löninformation, kreditkortsnummer och så vidare. All data i en AIS bör krypteras och åtkomst till systemet ska loggas och övervakas. Systemaktiviteten bör också vara spårbar.

En AIS behöver också interna kontroller som skyddar den från datavirus, hackare och andra interna och externa hot mot nätverkssäkerhet. Det måste också skyddas mot naturkatastrofer och kraftvågor som kan orsaka dataförlust.

Hur en AIS fungerar i verkliga livet

Vi har sett hur en väldesignad AIS tillåter ett företag att köra smidigt på en daglig basis eller hindrar dess drift om systemet är dåligt utformat. Den tredje användningen för en AIS är att när ett företag är i problem kan data i dess AIS användas för att avslöja historien om vad som gick fel.

Fallen med WorldCom och Lehman Brothers ger två exempel.

2002 använde WorldCom internrevisorer Eugene Morse och Cynthia Cooper företagets AIS för att avslöja fyra miljarder dollar i bedrägliga kostnadsfördelningar och andra redovisningsuppgifter. Deras utredning ledde till upphörande av ekonomidirektör Scott Sullivan samt ny lagstiftning - avsnitt 404 i Sarbanes-Oxley Act, som reglerar företagens interna finansiella kontroller och förfaranden.

När man undersöker orsakerna till Lehmans kollaps var en granskning av dess AIS och andra datasystem en viktig komponent, tillsammans med insamling och granskning av dokument, samt vittneintervjuer. Sökningen efter orsakerna till företagets misslyckande "krävde en omfattande utredning och granskning av Lehmans verksamhet, handel, värdering, ekonomiska, redovisnings- och andra datasystem", enligt den 2200-sidiga, nio-volym granskarens rapport.

Lehmans system ger ett exempel på hur en AIS inte ska struktureras. Granskaren Anton R. Valukas 'rapport säger, "Vid tidpunkten för dess arkivering arkiverade Lehman ett lapptäcke av över 2 600 programvarusystem och applikationer ... Många av Lehmans system var arcane, föråldrade eller icke-standard."

Granskaren bestämde sig för att fokusera sina ansträngningar på de 96 system som verkade mest relevanta. Denna undersökning krävde utbildning, studier och test och fel bara för att lära sig att använda systemen.

Valukas rapport noterade också, "Lehmans system var mycket beroende av varandra, men deras förhållanden var svåra att dechiffrera och inte väl dokumenterade. Det krävdes extraordinära ansträngningar att lossa dessa system för att få nödvändig information."

(Kolla också upp fallstudie: Lehman Brothers kollaps. )

Poängen

De sex komponenterna i en AIS fungerar tillsammans för att hjälpa nyckelpersoner samla in, lagra, hantera, bearbeta, hämta och rapportera sina ekonomiska data. Att ha ett väl utvecklat och underhållet redovisningsinformationssystem som är effektivt och korrekt är en oumbärlig komponent i en framgångsrik verksamhet.

(Lär dig hur du kan få ett jobb inom det här fältet, läs En guide till karriärer inom redovisningsinformationssystem .)