W-9 Form
Ett W-9-formulär är ett skatteformulär för Internal Revenue Service (IRS) som används för att bekräfta en persons namn, adress och identifikationsnummer (TIN) för sysselsättning eller andra inkomstgenererande syften. Bekräftelsen kan begäras för antingen en person som definieras som en amerikansk medborgare eller en person som definieras som en bosatt utlänning.
Ett W-9-formulär kallas också en begäran om skattebetalarnas identifikationsnummer och certifieringsformulär.
Grunderna i en W-9-form
Ett W-9-formulär är endast en formell skriftlig begäran om information och används enbart för att bekräfta en persons skattebetalares identifikationsnummer (TIN). En enhet som är skyldig att lämna in ett informationsdokument med IRS, såsom formulär 1099, måste erhålla din korrekta TIN för att rapportera alla intäkter eller förluster som kan påverka din federala skattedeklaration eller din beskattningsbara inkomst. För de flesta individer är TIN deras personnummer (SSN).
W-9 skiljer sig från ett W-4-formulär - som vanligtvis tillhandahålls av anställda för att leda arbetsgivare - genom att W-9 inte i själva verket ordnar innehållande av skyldiga skatter. Eventuella erforderliga skatter baserade på vinster relaterade till den angivna W-9 är TIN-innehavarens ansvar som anges i dokumentet såvida inte skattskyldigheten är föremål för källskydd. Om säkerhetskopiering är nödvändig måste detta noteras på W-9, för att korrekt informera den enhet som får informationen om behovet av att undanhålla detta.
Key Takeaways
- W-9 är ett officiellt formulär som tillhandahålls av IRS för arbetsgivare eller andra enheter för att verifiera namn, adress och skatteidentifikationsnummer för en individ som får inkomst.
- Informationen som tas från ett W-9-formulär används ofta för att generera en skatteformulär av 1099, som krävs för inkomstskatt.
- Informationen som samlas in av ett företag på ett W-9-formulär kan inte lämnas ut för något annat syfte enligt strikta sekretessregler.
Användning av W-9-information
Informationen som erhållits på ett W-9-formulär används ofta för att skapa en version av formuläret 1099. Ett formulär 1099 innehåller information om alla inkomster som kan ha mottagits av TIN-innehavaren som normalt inte skulle listas på en W-2 . Detta inkluderar, men är inte begränsat till, inkomst som betalas till en person som en del av ett kontrakt; vissa fastighetstransaktioner; inteckning som betalas av en individ; utdelning som betalas mot en investering; och olika andra finansiella transaktioner.
IRS kräver att de som inte definieras som amerikanska medborgare eller bosatta utlänningar använder rätt W-8-formulär istället för ett W-9-formulär.
En blankett 1099 måste endast utfärdas när lägsta inkomsttröskeln har uppnåtts, vilket är satt till 600 $ från och med 2018. Belopp under denna tröskel måste rapporteras som inkomst av TIN-innehavaren men kräver inte ett 1099-formulär.
Även om anställda enligt lag är skyldiga att lämna viss personlig information till sina arbetsgivare, är en anställdas integritet skyddad av lagen. En arbetsgivare som avslöjar en anställds personliga information på ett obehörigt sätt kan bli föremål för civilt och straffrättsligt åtal.
Steg-för-steg-anvisningar
Blankett W-9 är en av de mest enkla IRS-formulärerna att fylla i, men om skatteformulär gör dig nervös, oroa dig inte. Vi kommer att leda dig genom rätt sätt att slutföra det.
Steg 1: Ange ditt namn som visas i din självdeklaration. Lätt, eller hur?
Steg 2: Ange ditt företagsnamn eller "ignorerad enhet" -namn, om det skiljer sig från namnet du angav för steg 1. Du kan till exempel vara ett enskilt ägare, men för marknadsföringsändamål använder du inte ditt personliga namn som ditt Företagsnamn; istället "gör du affärer som" något annat namn. Du skulle ange det namnet här. När det gäller den ignorerade enhetsdelen, om du inte vet vad den är, är du förmodligen inte en. Den vanligaste ignorerade enhetstypen är ett bolag med ett enda medlem. Enda äganderätt och S-företag klassificeras aldrig som åsidosatta enheter.
Steg 3: Vilken typ av affärsenhet är du för federal skatteklassificering: ensamföretag, partnerskap, C-bolag, S-bolag, trust / gods, aktiebolag eller "annat"? Markera lämplig ruta. Om du inte är säker, är du förmodligen en enda ägare, eftersom du skulle ha behövt arkivera mycket pappersarbete för att bli en av de andra enheterna.
Steg 4: Undantag. Chansen är stor att du kommer att lämna dessa rutor tomma. Här är några undantag:
- Mottagare som är undantagna från att innehålla säkerhetskopiering, till exempel företag (i de flesta fall), kan behöva ange en kod i rutan "Undantagen betalningsmottagarkod". Instruktionerna i formuläret W-9 visar de undantagna betalningsmottagarna och deras koder och de typer av betalningar som dessa koder ska användas för. Företag som fyller i en W-9 för mottagande av ränta eller utdelning, till exempel, skulle ange koden "5."
- Mottagare som är undantagna från rapportering enligt FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) kan behöva ange en kod i rutan ”Undantag från FATCA-rapporteringskod”. Ingen av dessa rutor gäller för den typiska oberoende entreprenören eller frilansaren.
Steg 5: Ange din gatuadress, stad, stat och postnummer. Vad händer om din hemadress skiljer sig från din affärsadress? Vilken adress ska du ange på formulär W-9? Använd adressen som du kommer att använda på din skattedeklaration. Om du till exempel är en enskild innehavare som hyr kontorslokaler, men du skickar in din självdeklaration med din hemadress, anger du din hemadress på formulär W-9 så att IRS inte kommer att ha problem med att matcha dina 1099s med ditt 1040-formulär .
Steg 6: I detta valfria steg kan du ange sökarens namn och adress. Du kanske vill fylla i den här rutan för att föra register över vem du har angett ditt skatteidentifikationsnummer.
Steg 7: IRS kallar det här avsnittet Del I, som måste få dig att undra vad alla dessa steg du just genomfört var. Här måste du ange ditt företags skatteidentifieringsnummer, som antingen kommer att vara ditt individuella personnummer (SSN) om du är ett enskilt ägare, eller ditt arbetsgivaridentifikationsnummer (EIN) om du är en annan typ av företag. Några enskilda innehavare har också EIN, men IRS föredrar att enskilda innehavare använder sina SSN på formulär W-9. Återigen kommer det att göra det enklare att matcha alla 1099-tal du får med din skattedeklaration, som du kommer att arkivera under din SSN.
Vad händer om ditt företag är nytt och inte har ett EIN? Du kan fortfarande fylla i formuläret W-9. IRS säger att du bör ansöka om ditt nummer och skriva "ansökt om" i utrymmet för TIN. Du vill få detta nummer så snabbt som möjligt eftersom du kommer att bli föremål för säkerhetskopiering tills du gör det. Du kan ansöka om EIN på IRS-webbplatsen. Se instruktionerna nedan för steg 8, del II, för mer information om att innehålla säkerhetskopiering.
Steg 8: I del II måste du intyga sanningsenheten i all din information innan du kan skriva under formulär W-9. Att avsiktligt ligga på ett skatteformulär kan innebära att du måste betala böter eller gå i fängelse. IRS röra sig inte. Innan du undertecknar formulär W-9, här är de uttalanden som du måste certifiera är sanna, under straff för perjury:
1. Det nummer som visas på detta formulär är mitt korrekta skattebetalares identifikationsnummer (eller jag väntar på att ett nummer ska utfärdas till mig).
- Om du funderade på att använda ett "lånat", stulet eller fullständigt skatte-ID-nummer, tänk två gånger innan du låg under ed.
2. Jag är inte föremål för källskydd för säkerhetskopiering eftersom: (a) jag är undantagen från källskydd för säkerhetskopiering, eller (b) jag har inte meddelats av Internt Revenue Service (IRS) om att jag är föremål för källskydd för säkerhetskopiering på grund av underlåtenhet att rapportera all ränta eller utdelning, eller (c) IRS har meddelat mig att jag inte längre är föremål för säkerhetskopiering.
- De flesta skattebetalare är undantagna från källskydd. Om du inte har någon aning om vad IRS talar om här är du antagligen undantagen. Om du inte är undantagen kommer IRS att ha meddelat dig, och företaget som betalar du måste veta eftersom det krävs att innehålla inkomstskatt från din lön till en fast skattesats på 28% och skicka den till IRS. Förresten, nu vet du en annan god anledning att inte fuska din skattedeklaration: Du kanske måste berätta för en framtida kund om det, och det kan få företaget att tänka två gånger om dig. Punkt c säger i princip att om du en gång hade varit föremål för säkerhetskopiering av säkerhetskopiering men inte längre behöver ingen veta det.
3. Jag är amerikansk medborgare eller annan amerikansk person.
- Om du är bosatt utlänning är du klar. IRS anser också att följande är en "amerikansk person": ett partnerskap, företag, företag eller förening som skapats eller organiserats i USA eller enligt lagarna i USA; en inhemsk egendom; och ett inhemskt förtroende. Om ditt företag är ett partnerskap som har en utländsk partner gäller särskilda regler; läs om dem i instruktionerna för att bilda W-9. Om du inte är amerikansk medborgare kan du behöva fylla i formuläret W-8 eller 8233 istället.
4. FATCA-koden (erna) som anges på detta formulär (om sådana finns) som indikerar att jag är undantagen från FATCA-rapportering är korrekta.
- Du behöver förmodligen inte oroa dig för den här, som har att göra med lagen om efterlevnad av utländskt konto.
Några fler poäng innan du signerar
Formuläret W-9 berättar att du korsar ut punkt 2 ovan om du har meddelats av IRS att du för närvarande är föremål för säkerhetskopiering på grund av att du har misslyckats med att rapportera all ränta och utdelning på din skattedeklaration.
Du kan korsa ut punkt 2 om du fyller i formulär W-9 i samband med en fastighetstransaktion. Punkt 2 gäller inte i det här fallet, så det spelar ingen roll om du är föremål för att innehålla säkerhetskopiering.
Om du läser det finstilta i W-9-instruktionerna noga, verkar det tyder på att de flesta inte behöver underteckna det här formuläret alls. Du krävs vanligtvis bara att underteckna det om IRS har meddelat dig att du tidigare angav en felaktig TIN. Tekniska sidor kommer dock personen som bad dig att fylla i formuläret W-9 förmodligen att anse det som ofullständigt eller ogiltigt om du inte har undertecknat det, och lycka till att försöka övertyga dem på annat sätt.
Återlämnar formuläret
Returnera ditt ifyllda formulär W-9 till det företag som bad dig fylla i det. Idealt kommer du att leverera det personligen för att begränsa din exponering för identitetsstöld, men den här metoden är ofta inte praktisk. Mail anses vara relativt säkert. Om du måste skicka formuläret via e-post, bör du kryptera både dokumentet och ditt e-postmeddelande och trippla att du har mottagarens korrekta e-postadress innan du skickar ditt meddelande. Gratis tjänster finns tillgängliga online för att hjälpa dig göra detta, men kontrollera deras rykte innan du litar på dina dokument till dem. (För relaterad läsning, se "Syftet med formen W-9")
Jämför investeringskonton Leverantörs namn Beskrivning Annonsörens upplysning × Erbjudandena som visas i denna tabell kommer från partnerskap från vilka Investopedia erhåller ersättning.