Uppfyller du ERISA? Följ denna checklista

Många företag erbjuder någon form av kvalificerad pensionsplan och därmed faller de under styrningens riktlinjer i lagen om anställda för pensionering av anställda från 1974 (ERISA). ERISA fastställer riktlinjer och minimistandarder för att skydda anställda i privata företag som deltar i pensions- och välfärdsplaner. Företag som administrerar en kvalificerad pensionsplan som inte uppfyller ERISA till fullo kan bli föremål för kostsamma påföljder.

Om din anställds pensionsplan ger en framtida pensionsinkomst eller tillåter anställda att skjuta upp vinsten för pensionering, är det en ERISA-plan. Som arbetsgivare som tillhandahåller dessa ERISA-planfördelar betraktas du också av ERISA som en namngiven fiduciär som tar på sig ansvaret för att administrera dessa planer, och på samma sätt ansvaret om dina planer inte uppfyller de riktlinjer och standarder som fastställts av ERISA.

Bli överens med ERISA

Att uppfylla kraven på ERISA-efterlevnad behöver inte vara alltför betungande. Det finns många krav, men en bra tredjepartsadministratör (TPA) kan ta mycket av bördan. Många av kraven är kalenderdrivna och kräver ansökningsformulär inom specifika tidsfrister. Dessa tidsfrister utgör en checklista som kan hanteras av en TPA eller en personalpersonal. Andra krav ska uppfyllas på ad hoc-basis när omständigheterna föreskriver.

ERISA-kalenderlista

Att administrera 401 (k) planer innebär att vissa ERISA-överensstämmelsesuppgifter utförs enligt ett årligt schema. Dessa är de vanligaste uppgifterna som borde vara en del av de flesta företags checklistor.

Planårets första kvartal: Ge förmåner för fjärde kvartalet till plandeltagarna senast 45 dagar efter kvartalets slut. Gör föregående års arbetsgivaravgifter för ett skatteavdrag för att räkna året innan.

Andra kvartalet: Ge förmåner för första kvartalet för att planera deltagare. Distribuera överskjutande uppskjutningar som gjordes 2015 över gränsen för IRC avsnitt 402 (g). För plandeltagare som fyller 70 år ålder föregående år, fördela första året Obligatoriska minimidistributioner (RMD).

Tredje kvartalet: Ange förmånsredovisningar för andra kvartalet. Filformulär 5500 för föregående år eller filformulär 5558 för en förlängning på 2, 5 månader. Om plandokumentet ändrades under föregående år, fördela en ny sammanfattande planbeskrivning för att planera deltagarna. Dela ut en sammanfattande årsrapport för föregående år för att planera deltagare.

Fjärde kvartalet: Tillhandahålla förmånsredovisningar för tredje kvartalet. Skicka tillämpliga meddelanden till deltagarna, inklusive utbetalningar av eller ändringar i en säker hamn 401 (k) -plan, Qualified Default Investment Alternative (QDIA) eller automatisk registrering. Korrigera eventuella ADP / ACP-testfel och betala 10% punktskatt.

Pågående ERISA-krav

Vissa ERISA-krav pågår som en del av planadministrationen eller utlöses av händelser.

Anslutning till plandokument: Se till att planhanteringen kontinuerligt följer plandokumentets villkor. IRS anser att eventuella misslyckanden med att strikt följa plandokumentets villkor är en driftsfel, som, om den inte åtgärdas, kan leda till diskvalificering av planen.

Årlig offentliggörande av deltagaravgift: Alla planberättigade anställda, avslutade anställda och förmånstagare med kontosaldo måste få en deltagaravgiftsupplysning var 12: e månad.

Meddelande om planändring: Deltagarna måste meddelas om ändringar i planen 30 till 90 dagar före ändringens ikraftträdande.

Möjlighet att anmäla sig: Alla anställda som har uppfyllt planåldern och servicekraven måste ges möjlighet att anmäla sig. De bör få alla nödvändiga blanketter och instruktioner tillsammans med en sammanfattande planbeskrivning och eventuella deltagande meddelanden.

Låneöverensstämmelse: Se till att utestående lån återbetalas i enlighet med planens policyvillkor och låntagarnas skuldebrev.

Snabba insättningar: Se till att uppsägningar och utbetalningar av anställda deponeras i tid, vanligtvis samtidigt som löneavdrag.

Uppföra kvartalsvis hushållning: Kontantera små saldo för uppsägna anställda. Behandla standardlån och använd eventuella otilldelade förverkningar.

Även om de flesta av dessa krav kan hanteras av en TPA, har arbetsgivaren-plan sponsorn en tillsynsplikt att se till att de uppfylls och utförs korrekt.