Centrala inköp
Centrala inköp är en avdelning inom ett företag eller organisation som ansvarar för att göra alla upphandlingar. Centrala inköp samarbetar med andra avdelningar och byråer för att konsolidera beställningar för produkter och sedan använda skalfördelar för att exakta billigare priser. Dessutom använder organisationer en central inköpsavdelning för att förenkla en upphandlingsbudget eller för att hålla organisationens utgifter på en central plats som enkelt kan kontrolleras för avvikelser.
Bryta ner centrala inköp
Att använda en central inköpsavdelning är en del av en organisationsstrategi som syftar till effektivitet. Även om konsolidering kan göra det möjligt för organisationen att beställa varor i större mängder och minska kostnaderna, kan det också bromsa upphandlingsprocessen och förhindra att anställda får materialet de behöver i tid. Centraliserad planering kan leda till mer byråkratisk byråkrati som kan stimulera innovation genom att förhindra tillväxtavdelningar att få material som de behöver.
Centrala inköp kan fungera bättre för större organisationer som är mindre spridda geografiskt. Det kanske inte är vettigt för mindre problem att delta i en central inköpsstrategi med tanke på teknikkostnaderna som är förknippade med den.
Centrala inköpsfördelar
Centrala inköp, speciellt i stora, geografiskt olika företag, ger några viktiga fördelar. De inkluderar:
- Undviker dubblering eller redundans av ansträngningar, vilket innebär lägre kostnader och standardiserade processer.
- Tillåter mer omfattande kontroll och optimering av lager.
- Minskar det totala antalet personal som behövs och underlättar utbildning, vilket kan ses i lägre kostnader.
- Volymköp är aktiverat, vilket innebär större rabatter och bättre villkor.
- Volymleverans sänker leveranskostnaderna och bemanningen som krävs för att flytta och lagra varor.
- Medger centraliserad registrering av order och lager.
- Aktiverar användning av datoriserade system för att automatisera inköpsprocessen samt integrera den med lagerkontroll och redovisning.
- Ger en känd, centraliserad kontakt för leverantörer, vilket kan leda till kostnads- och tidsbesparingar.
- Kan göra det möjligt för upphandlingspersonal att utveckla bättre relationer med leverantörer, vilket kan leda till större samarbete och kostnadsbesparande förslag.
Centrala inköpsnackdelar
Även med de betydande fördelarna kan centrala inköp - när de utförs dåligt eller används felaktigt - ha vissa nackdelar.
- En centraliserad inköpsavdelning kan bli för stor eller för komplex för att drivas effektivt.
- Det kan vara en försening i leveransen av viktiga varor, eftersom de kan behöva komma från en central plats.
- Om ett företag eller annan enhet har platser som är utspridda över en region eller land kanske det inte kan dra fördel av lokala rabatter.
- Investeringen i människor och teknik som är nödvändig för att effektivt hantera ett centralt inköpskontor kan leda till underinvesteringar och därmed ineffektivitet.