Definition av huvudbok
En huvudbok representerar journalsystemet för ett företags finansiella data med debiterings- och kreditkontouppgifter validerade med en försöksbalans. Huvudboken ger en förteckning över varje finansiell transaktion som äger rum under ett operativt företag.
Huvudboken innehåller kontouppgifter som behövs för att upprätta företagets finansiella rapporter, och transaktionsdata segregeras per typ till konton för tillgångar, skulder, eget kapital, intäkter och kostnader.
01:37Huvudbok
Hur en huvudbok fungerar
En huvudbok är grunden till ett system som används av revisorer för att lagra och organisera finansiella data som används för att skapa företagets finansiella rapporter. Transaktioner bokförs till enskilda huvudbokskonton, enligt definitionen i företagets kontoplan.
Transaktionerna stängs sedan ut eller sammanfattas till huvudboken, och bokföraren genererar en försöksbalans, som fungerar som en rapport om varje huvudbokskontos saldo. Testbalansen kontrolleras för fel och justeras genom att publicera ytterligare nödvändiga poster, och sedan används den justerade försöksbalansen för att generera de finansiella rapporterna.
Hur fungerar en huvudbok med dubbelbokföring
En huvudbok används av företag som använder bokföringsmetoden för dubbelbokning, vilket innebär att varje finansiell transaktion påverkar minst två underbokar och varje post har minst en debet- och en kredittransaktion. Dubbelinförande transaktioner, kallad journalposter, bokförs i två kolumner med debiteringsposter till vänster och kreditposter till höger, och summan av alla debet- och kreditposter måste balansera.
Redovisningsekvationen, som ligger till grund för bokföring med två poster, är följande:
Tillgångar − Skulder = Aktieägares eget kapital \ text {Tillgångar} - \ text {Skulder} = \ text {Aktieägares eget kapital} Tillgångar − Skulder = Aktieägares eget kapital
Balansräkningen följer detta format och visar information på en detaljerad kontonivå. Till exempel visar balansräkningen flera tillgångskonton, inklusive kontanter och kundfordringar, i avsnittet om kortfristiga tillgångar.
Bokföringsmetoden för dubbelbokning fungerar baserat på redovisningsekvationens krav att transaktioner som bokförs till kontona till vänster om lika tecknet i formeln måste vara lika med summan av transaktioner som bokförts till kontot (eller konton) till höger. Även om ekvationen presenteras annorlunda (till exempel tillgångar = skulder + aktieägares eget kapital) gäller balanseringsregeln alltid.
Vad berättar en huvudbok?
Transaktionsdetaljerna i huvudboken sammanställs och sammanfattas på olika nivåer för att producera en försöksbalans, resultaträkning, balansräkning, kontantflödesanalys och många andra finansiella rapporter. Detta hjälper revisorer, företagsledning, analytiker, investerare och andra intressenter att kontinuerligt bedöma företagets resultat.
När utgifterna ökar under en viss period, eller ett företag registrerar andra transaktioner som påverkar sina intäkter, nettointäkter eller andra viktiga finansiella statistik, berättar ofta inte uppgifterna om finansiella rapporter.
När det gäller vissa typer av bokföringsfel blir det nödvändigt att gå tillbaka till huvudboken och gräva i detaljerna för varje inspelad transaktion för att hitta problemet. Ibland kan det handla om att granska dussintals journalposter, men det är absolut nödvändigt att ha tillförlitligt felfria och trovärdiga företagsbokslut.
Key Takeaways
- Huvudbok är grunden för ett företags bokföringssystem med dubbla poster.
- Huvudbokskonton omfattar alla transaktionsdata som behövs för att producera resultaträkningen, balansräkningen och andra finansiella rapporter.
- Huvudbokstransaktioner är en sammanfattning av transaktioner som görs som journalposter till underbokens konton.
- Testbalansen är en rapport som visar varje huvudbokskonto och dess saldo, vilket gör justeringar lättare att kontrollera och fel lättare att hitta.
Exempel på balansräkningstransaktion
Om ett företag får betalning från en klient för en faktura på $ 200, till exempel, ökar företagets revisor kontantkontot med en debitering på $ 200 och slutför posten med en kredit, eller minskning, på $ 200 till kundfordringar. De bokförda debet- och kreditbeloppen är lika.
I detta fall ökas ett tillgångskonto (kontant) med $ 200, medan ett annat tillgångskonto (kundfordringar) reduceras med $ 200. Nettoresultatet är att både ökningen och minskningen endast påverkar en sida av redovisningsekvationen. Således förblir ekvationen i balans.
Exempel på en resultaträkningstransaktion
Resultaträkningen följer sin egen formel, som kan skrivas enligt följande:
Intäkter − Utgifter = Nettoinkomst (NI) eller nettovinst \ text {Intäkter} - \ text {Utgifter} = \ text {Nettoinkomst (NI) eller nettovinst} Intäkter − Utgifter = Nettoinkomst (NI) eller nettovinst
Det är möjligt för en redovisningstransaktion att påverka både balansräkningen och resultaträkningen samtidigt.
Antag till exempel att ett företag fakturerar sin kund för 500 $. Revisorn skulle gå in i denna transaktion i bokföringsbokningen genom att bokföra en debitering (ökning) på $ 500 till kundfordringar (ett balansräknings tillgångskonto) och en kredit på 500 USD (ökning) till intäkter, vilket är ett resultaträkenskonto. Betalningar och krediter ökar båda med $ 500 och summan förblir i balans.
Läs mer om huvudboken
För relaterad insikt i huvudbok, fundera på att läsa mer om bokföring med dubbla poster.
Jämför investeringskonton Leverantörs namn Beskrivning Annonsörens upplysning × Erbjudandena som visas i denna tabell kommer från partnerskap där Investopedia erhåller ersättning.