Hur budgetering fungerar för företag

En budget är en prognos för intäkter och utgifter under en viss framtida period. Budgetar används av företag, regeringar och hushåll. Budgetar är en integrerad del av att driva ett företag effektivt. Budgetering för företag fungerar som en handlingsplan för chefer såväl som en jämförelsepunkt vid periodens slut.

Budgeteringsprocessen för företag kan vara utmanande, särskilt om kunder inte betalar i tid eller intäkter och försäljningen är intermittent. Det finns flera typer av budgetar som företag använder, inklusive driftsbudgetar och huvudbudgetar samt statiska och flexibla budgetar. I den här artikeln undersöker vi hur företag närmar sig budgetering och hur företag hanterar att de saknar sina budgetar.

Key Takeaways

• En budget är en prognos för intäkter och utgifter under en viss period. Budgetar är en integrerad del av att driva ett företag effektivt.
• En statisk budget är en budget med siffror baserade på planerade output och input för var och en av företagets divisioner.
• En kassaflödesbudget hjälper chefer att bestämma mängden kontanter som genereras av ett företag under en period.
• Flexibla budgetar innehåller faktiska resultat och jämförs med företagets statiska budget för att identifiera eventuella avvikelser.

Hur budgetar fungerar

När de flesta tänker på budgetar kommer hushållens budget att tänka på. Även om budgeteringsprocessen för företag kan bli komplex, jämför en budget vanligtvis ett företags intäkter eller vinst mot dess kostnader eller utgifter under en viss period.

Att bestämma och förutsäga hur mycket man ska spendera på olika utgifter och projicera försäljning är naturligtvis bara en del av processen. Företagsledare måste också kämpa med en mängd andra faktorer, inklusive beräknade investeringar, som är stora inköp av anläggningstillgångar som maskiner eller en ny fabrik.

Företag måste också planera för sina löpande kontanta behov, inkomstbrister och den ekonomiska bakgrunden. Oavsett typ av verksamhet är förmågan att mäta prestanda med hjälp av budgetar avgörande för ett företags totala ekonomiska hälsa.

Typer av budgetar

Nedan följer några av de vanligaste typerna av budgetar som företag använder för att förutse antalet.

Master Budget

De flesta företag börjar med en huvudbudget, vilket är en prognos för det övergripande företaget. Masterbudgetar prognoser vanligtvis hela räkenskapsåret. Huvudbudgeten inkluderar prognoser för poster i resultaträkningen, balansräkningen och kassaflödesanalysen. Dessa prognoser kan inkludera intäkter, utgifter, driftskostnader, försäljning och investeringar.

Statisk budget

En statisk budget är en budget med siffror baserade på planerade output och input för var och en av företagets divisioner. En statisk budget är vanligtvis det första steget i budgeteringen, som avgör hur mycket ett företag har och hur mycket det kommer att spendera. Den statiska budgeten tittar på fasta kostnader, som inte är variabla eller beroende av produktionsvolymer och försäljning. Till exempel skulle hyra vara en fast kostnad oavsett försäljningsvolym för ett företag.

Vissa branscher som icke-vinstdrivande får donationer och bidrag som resulterar i en statisk budget från vilken de inte kan överstiga. Andra branscher använder statiska budgetar som utgångspunkt eller basnummer, liknande huvudbudgeten, och gör justeringar i slutet av räkenskapsåret om mer eller mindre behövs i budgeten. När man skapar en statisk budget använder chefer ekonomiska prognosmetoder för att bestämma realistiska antal.

Driftsbudget

I driftsbudgeten ingår utgifter och intäkter som genereras av den löpande affärsverksamheten i företaget. Driftsbudgeten fokuserar på driftskostnaderna, inklusive kostnader för sålda varor (COGS) och intäkter eller inkomst. COGS är kostnaden för direkt arbetskraft och direkt material som är bundet till produktionen.

Driftsbudgeten representerar också de indirekta kostnaderna och administrativa kostnader som är direkt knutna till att producera varorna och tjänsterna. Driftsbudgeten inkluderar emellertid inte poster som investeringar och långsiktig skuld.

Kassaflödesbudget

En kassaflödesbudget hjälper chefer att bestämma mängden kontanter som genereras av ett företag under en period. Inflöden och utflöden av kontanter för ett företag är viktiga eftersom utgifterna måste betalas från de kontanter som genereras. Exempelvis kan övervakning av insamlingen av kundfordringar, som är pengar som kunden är skyldiga, hjälpa företag att förutse de kontanter som förfaller under en viss period. Att förutsäga kontanter kan vara utmanande om kunder får 30 dagar för att betala en faktura, men istället betala inom 90 dagar.

Kassaflödesbudgetar hjälper till att undersöka tidigare metoder för att undersöka vad som fungerar och vad som inte är och göra justeringar. Till exempel kan ett företag ansöka om en kortfristig rörelsekapital från en bank för att säkerställa att de betalar i händelse av att en kund betalar för sent. Företag kan också begära mer flexibla alternativ för sina kundfordringar, som är pengar som är skyldiga till leverantörer, för att hjälpa till med eventuella kortsiktiga kassaflödesbehov.

Använda en budget för att utvärdera prestanda

När en period har avslutats måste ledningen jämföra prognoser från den statiska budgeten eller huvudbudgeten med företagets resultat. Det är i detta skede som företagen beräknar om budgeten kom i linje med planerade utgifter och inkomst.

Flexibel budget

En flexibel budget är en budget som innehåller siffror baserade på verklig produktion. Den flexibla budgeten jämförs med företagets statiska budget för att identifiera eventuella avvikelser (eller skillnader) mellan de prognostiserade utgifterna och de faktiska utgifterna.

Med en flexibel budget multipliceras budgeterade dollarvärden (dvs. kostnader eller försäljningspriser) med faktiska enheter för att bestämma vilket specifikt antal som kommer att ges till en produktions- eller försäljningsnivå. Beräkningen ger de totala rörliga kostnaderna som är involverade i produktionen. Den andra delen av den flexibla budgeten är de fasta kostnaderna. Vanligtvis skiljer sig de fasta kostnaderna inte mellan statiska och flexibla budgetar.

Eftersom flexibla budgetar använder den aktuella periodens siffror - försäljning, intäkter och utgifter - kan de hjälpa till att skapa prognoser baserade på flera scenarier. Företag kan beräkna olika resultat baserat på olika output, till exempel försäljning eller producerade enheter. Flexibla eller variabla budgetar hjälper chefer att planera för både låg produktion och hög produktion för att hjälpa till att förbereda sig oberoende av resultatet.

Budgetvariationer

Som nämnts tidigare kan avvikelser uppstå mellan den statiska budgeten och de faktiska resultaten. De två vanliga avvikelserna kallas flexibel budgetvarians och försäljningsvolymvarians.

Den flexibla budgetvariansen jämför den flexibla budgeten med faktiska resultat för att bestämma de effekter som priser eller kostnader har haft på verksamheten.

Försäljningsvolymvariansen jämför den flexibla budgeten med den statiska budgeten för att bestämma effekten av ett företags försäljningsaktivitet på verksamheten.

Från dessa två budgetar kan ett företag utveckla individuella flexibla och statiska budgetar för alla delar av sin verksamhet. Avvikelserna klassificeras som antingen gynnsamma eller ogynnsamma.

Om försäljningsvolymvariansen är ogynnsam (flexibel budget är mindre än statisk budget) kommer företagets försäljning (eller produktion med produktionsvolymvarians) att bli mindre än förväntat.

Om emellertid den flexibla budgetvariansen var ogynnsam skulle det vara resultatet av priser eller kostnader. Genom att veta var företaget går under eller överskrider märket kan chefer utvärdera företagets resultat mer effektivt och använda resultaten för att göra nödvändiga förändringar.

En flexibel budget kan hjälpa företag att redovisa både rörliga och fasta utgifter, skapa en mer dynamisk process och leda till bättre prognoser.

Genomförande av budgetar

För de flesta företag dyker ut kostnaderna då och då. Statiska budgetar fungerar vanligtvis som riktlinjer, vilket innebär att de kan ändras eller justeras när avvikelserna har identifierats via en flexibel budget. Förstå de olika typerna av budgetering, kan chefer få en mängd information genom analys av budgetvariationer som leder till mer informerade affärsbeslut.