Syftet med IRS-formulär 941

Om du har några anställda, inklusive dig själv, har du olika sysselsättningsskatter. Dessa inkluderar källskatt och social trygghet och Medicare (FICA) skatter från anställdas lönecheck och betalning av arbetsgivarens del av FICA. Med undantag för mycket små arbetsgivare måste anställningsskatter deponeras elektroniskt enligt ett schema (vanligtvis varje månad eller halvvecko). Dessa skattebetalningar rapporteras till IRS kvartalsvis på blankett 941, Arbetsgivarens kvartalsvisa federala skattedeklaration.

Grunderna i formen

Form 941 är en tvåsidig form som består av fem delar:

• Arbetsgivarinformation. Överst på sidan används formuläret för att ange arbetsgivarens namn (inklusive ett handelsnamn om inte arbetsgivarens namn), adress och arbetsgivaridentifieringsnummer (EIN). Dessutom måste arbetsgivaren ange det kvartal för vilket formuläret lämnas in: Första kvartalet (januari, februari och mars), andra kvartalet (april, maj och juni), tredje kvartalet (juli, augusti och september) och fjärde kvartalet (oktober, November och december).
• Del 1. Detta är hjärtat i formuläret eftersom det visar antalet anställda, betalade ersättningar och skyldiga skatter. En större beskrivning av detta är nedan. Denna del visar om arbetsgivaren är skyldig att betala skatter (betalningsbalans) eller har överbetalda anställningsskatter. En överbetalning kan tillämpas mot nästa kvartal eller erhållas som återbetalning (valet anges i denna del av formuläret).
• Del 2. Den här delen, som finns på toppen av sidan 2, förklarar schemat för insättningsskatt för anställningsskatter. Insättningsschemat för de flesta arbetsgivare är antingen månadsvis (en uppdelning av skatteskuld per månad anges här) eller halvvecko. (Det finns ett nästa dag depositionskrav för skatter som överstiger $ 100.000; skatter på mindre än $ 2.500 kan betalas med formuläret och behöver inte deponeras.) Arbetsgivare som sätter in skatt halvårsvis förklarar deras skatteskuld för sina insättningar i schema B i formulär 941.
• Del 3. Denna del används för att svara på två frågor om arbetsgivarens verksamhet: Huruvida det har stängts eller slutat att betala lön (och det datum då detta hände) och om det finns säsongsanställda (så att det inte krävs en kvartalsform för varje kvartal) .
• Del 4. Om arbetsgivaren vill att IRS ska prata med en tredje part, till exempel en CPA, används den här delen för att ange telefonnummer och ett självvalt femsiffrigt personnummer för tredje part (anställd).
• Del 5. Denna del är avsedd för arbetsgivarens underskrift. Det inkluderar också datum för signering och ett telefonnummer på dagtid.

Om en betald förberedare fyllde formuläret, ingår förberedarens information i slutet av formuläret, inklusive:

• namn
• signatur
• företagsnamn (eller förberedarens namn om egenföretagare utan företagsnamn)
• adress
• Identifikationsnummer för beredare (PTIN)
• datum för undertecknande
• Arbetsgivarens identifikationsnummer (EIN) för förberedaren eller företaget
• telefonnummer

Om insättningar inte överensstämmer med beloppet på anställningsskatter under kvartalet kan en betalning åtföljas av formuläret. När du gör en betalning med blankett 941, inkludera blankett 941-V, Betalningsbevis, som hjälper IRS att bearbeta betalningen korrekt.

Skatter rapporterade på formuläret

Som nämnts tidigare används del 2 för att rapportera beloppet på skatter som betalats på lön, tips och annan kompensation. Det finns fyra typer av skatter:

• inkomstskatter som hålls tillbaka från anställdas lönecheck (rad 3).
• Sociala skatter på löner (rad 5a) eller tips (rad 5b). Skattesatsen på detta är 12, 4% (täcker både den anställdes och arbetsgivarens andel av denna skatt).
• Medicare-skatter (rad 5c). Skattesatsen på detta är 2, 9 procent (täcker både arbetsgivarens och anställdas andel av denna skatt).
• Ytterligare Medicare-skatter på beskattningsbar kompensation över $ 200 000. Skattesatsen på detta är 0, 9%; det betalas enbart av anställda.

För små arbetsgivare

En arbetsgivare som är skyldig anställningsskatt på 1 000 USD eller mindre för året (en lön på högst cirka 6 000 USD) kan lämna in formulär 944, arbetsgivarens årliga federala skattedeklaration om det ges IRS-tillstånd att göra det. Ring 800-829-4933 eller skicka en skriftlig begäran, eftersom du måste få tillstånd innan du registrerar detta formulär istället för formulär 941.

Ändrade formulär

Om du behöver korrigera formulär 941, använd formulär 941-X, justerad arbetsgivare kvartalsvis självdeklaration eller krav på återbetalning. Till exempel, om lönerna var underskattade eller socialförsäkringsskatten på tips överskattades, och du upptäcker felet, används detta formulär för att korrigera det.

Poängen

Anställningsskatter är ett stort ansvar. Läs mer om vilka betalningar till anställda som är beskattningsbara och hur man räknar med anställningsskatter i IRS-publikationer 15 (cirkulär E) och 15-B.

Du kanske också är intresserad av att läsa Skatteplikt för småföretag: löneskatter, syftet med IRS-formulär 1065 och syftet med formen W-9.