Begäran om förslag (RFP)
En begäran om förslag (RFP) är ett affärsdokument som tillkännager och ger detaljer om ett projekt, samt uppmanar anbud från entreprenörer som kommer att hjälpa till att slutföra projektet. De flesta organisationer föredrar att använda RFP: er, och i många fall använder regeringar bara förfrågningar om förslag. En begäran om förslag till ett specifikt program kan kräva att företaget granskar buden för att undersöka deras genomförbarhet, budgivningsföretagets hälsa och anbudsgivarens förmåga att göra det som föreslås.
Key Takeaways
- En begäran om förslag är ett tillkännagivande om projektfinansiering som publiceras av en organisation för vilka företag lägger bud.
- RFP beskriver budprocessen och avtalsvillkoren och styr hur budet ska formateras.
- RFP används främst av myndigheter för att få lägsta möjliga bud.
- RFP: er tillåter det begärande företaget att få flera anbudsgivare.
Förstå begäran om förslag (RFP)
RFP: er beskriver anbudsprocessen och avtalsvillkoren och ger vägledning om hur bud ska formateras och presenteras. De är generellt reserverade för komplexa projekt. Dessa förfrågningar anger projektets karaktär och utvärderingskriterierna som anger hur förslagen betygsätts. Begäran kan innehålla ett uttalande om arbetet, som beskriver uppgifter som ska vinnas av den vinnande budgivaren och en tidslinje för att tillhandahålla färdigarbete. De innehåller också information om den utfärdande organisationen och dess bransch.
RFPs vägledar också anbudsgivare om hur man förbereder förslag. De kan beskriva instruktioner om vilken information budgivaren måste innehålla och önskat format.
Förslaget bör inte vara för detaljerat, eftersom det kan hindra entreprenörens kreativitet, och det bör inte vara så vagt att entreprenören blir stubbad.
Majoriteten av RFP: erna lämnas in av myndigheter och andra som är involverade i den offentliga sektorn. De är vanligtvis skyldiga att öppna konkurrens mellan privata företag för att göra processen rättvis. För att hålla kostnaderna låga vill dessa byråer se till att de får det lägsta och mest konkurrenskraftiga budet.
Anledningen till att en organisation kan lägga ut en RFP är att få flera bud. Den sökande organisationen kan dra nytta av flera anbudsgivare och perspektiv. Till exempel kan ett företag som vill ändra sin rapporteringsprocess från ett pappersbaserat system till ett datorbaserat system lämna in en begäran om förslag på hårdvara, programvara och användarutbildning för att etablera och integrera det nya systemet i verksamheten.
Krav på begäran om förslag
Statliga myndigheter eller andra enheter kan bli skyldiga att lämna förfrågningar om förslag för att ge full och öppen konkurrens för att sänka kostnaden för en lösning. Att acceptera ett förslag som är mest lyhört för specifikationer kan inte alltid innebära det lägsta priset.
Att skickligt skapa en begäran om förslag kan diktera framgång eller misslyckande med den resulterande lösningen. Om specificerade krav är för vaga, kan budgivaren inte utforma och implementera en komplett lösning för problemet. Om kraven är för detaljerade och begränsande kan budgivarnas kreativitet och innovation vara begränsade.
RFP-processen börjar med att utarbeta en begäran om förslag. Anbudsgivare granskar ansökan och skickar förslag på förbättringar. Efter implementering av feedback utfärdas den slutliga begäran om förslag. Anbudsgivare lämnar sedan in sina förslag. Kunden väljer en liten grupp anbudsgivare och inleder förhandlingar om prissättning och tekniska detaljer. Kunden kan be de återstående anbudsgivarna att lämna in ett bästa och slutliga erbjudande innan han tilldelar ett kontrakt. Kontraktet presenteras för företaget som erbjuder den bästa lösningen på frågan.
Exempel på en begäran om förslag
Säg till exempel att Federal Railroad Administration utfärdar en begäran om förslag till finansiering, design, konstruktion, drift och underhåll av ett höghastighetstågsystem. Berörda parter lägger fram förslag som uppfyller kraven i dokumentet. Baserat på de förslag som mottagits inom tidsfristen inrättar transportministeriet uppdrag för vidare granskning och utveckling av förslagen. DOT väljer det förslag som mest omfattar sina mål och anställer företaget för att utföra arbetet.
Jämför investeringskonton Leverantörs namn Beskrivning Annonsörens upplysning × Erbjudandena som visas i denna tabell kommer från partnerskap från vilka Investopedia erhåller ersättning.