Förstå "Per Diem"

"Dagpost" eller dagskurs är ett fast belopp för ersättning som betalas till anställda för daglig logi, måltider och tillfälliga utgifter som uppkommer under affärsrelaterade resor. Priserna fastställs varje år av General Services Administration (GSA) för destinationer i kontinentala USA. icke-utländska kurser (t.ex. Alaska, Hawaii, Puerto Rico och Guam) fastställs av försvarsdepartementet och utländska priser (var som helst utanför USA och dess territorier) fastställs av utrikesdepartementet.

Om du reser för företag eller har anställda som reser, är det viktigt att förstå dagpengar, vilket erbjuder ett alternativ till återbetalning baserat på detaljerade kostnadsregister och kräver mindre utarbetad bokföring. Här svarar vi på frågor du kan ha om dagpengar, hur det fungerar och vad det innebär skattemässigt.

Vad täcker Per Diem?

GSA delar upp dagpengarna i två kategorier:

• Måltider och tillfälliga kostnader (M&IE)
• Logi

Måltider och tillfälliga utgifter

Måltider och kategorier av tillfälliga utgifter (M&IE) täcker alla måltider (frukost, lunch och middag), rumsservice, tvätt, kemtvätt, klädpressning och avgifter och tips för de som tillhandahåller tjänster, såsom matservrar och bagage bärare. Dagpengarna för måltiderna varierar beroende på plats och kategoriseras i sex nivåer.

Större städer har vanligtvis den högsta dagpengan på $ 76 (för räkenskapsåret 2019); mindre städer som är värd för betydande affärsrelaterade resor har diems som faller mellan nivå 2 och 5 ($ 56 till $ 71). Områden som vanligtvis inte besöks av affärsresenärer har den lägsta nivån på 55 dollar.

Logiutgifter

Logi-kategorin omfattar boende för övernattningar, till exempel hotell, Motell, Värdshus, resorts och lägenheter. En separat dagpris fastställs för både M&IE och logi för varje plats. Till exempel för räkenskapsåret 2019 ligger dagpengesatserna för Atlanta mellan $ 152 och 159 $ för logi och $ 66 för M&IE. För Chicago varierar logipriserna mellan $ 131 och 223 $, beroende på månad, och M&IE per dag är $ 76.

Varför priserna skiljer sig efter plats

Dagpengar baseras på ett områdes levnadskostnader. Dagskurserna i stora städer, som Chicago, New York och Los Angeles, är högre än i icke-storstadsområden eftersom varor och tjänster i större städer i allmänhet är dyrare. Logi priserna kan också variera från månad till svar på utbud och efterfrågan. Den högsta dagposten i New York, till exempel, sammanfaller med hösten, den säsongen som lockar flest turister och affärsresenärer. Dagpengarna uppdateras årligen och träder i kraft 1 oktober, den första dagen av den federala regeringens räkenskapsår.

Hitta priser för varje plats

Fråga din arbetsgivares personalresurser eller redovisningsavdelning för specifika skattesatser, eller leta upp informationen genom att besöka GSA: s webbplats, där du kan söka efter stad, stat eller postnummer för innevarande räkenskapsår (1 oktober till 30 september). Om du vill visa nästa räkenskapsår eller något annat år sedan 1997, sök efter stat och välj lämpligt år från listrutan. Klicka på "Hitta dagpengesatser" för att se resultaten, uppdelade efter primärdestination, län, maximal logi per månad och måltider och tillfälliga utgifter (M&IE).

Om du söker efter ett område som inte täcks av GSA-tabeller (t.ex. Hawaii, som inte ingår i det kontinentala USA), kommer två länkar att visas som leder dig till lämplig webbplats: Försvarsdepartementet för icke-utländska resor (Alaska, Hawaii, Puerto Rico och Guam) och utrikesdepartementet för alla utländska destinationer.

Standard per dagperiod

En standardsats på 55 dollar per dag för M&IE och en standardavgift på 94 dollar per dag för logi (räkenskapsåret 2019) gäller för alla platser som inte har en specificerad skattesats i GSA-tabellerna. Detta gäller för alla stater i det kontinentala USA.

Arbetsgivarens användning av GSA-priser

Medan de flesta företag använder dagpengesatserna som fastställts av GSA, kan de använda alternativa återbetalningsmetoder. Till exempel kan arbetsgivare använda IRS-låg-låg metod, som fastställer en schablonbelopp per dag för högkostnadsplatser (t.ex. New York, Chicago och District of Columbia), och en fast ränta för alla andra platser. För resor den 1 oktober 2018 eller senare är priset $ 287 ($ 71 om endast M&IE) för resor till något högkostnadsområde och $ 195 ($ 60 M&IE) för resor till någon annan plats på det kontinentala USA.

Skatter på återbetalningar per dag

Dagpengar betraktas inte som lön - och är därför inte beskattningsbara - så länge de uppfyller vissa villkor. Du kommer att bli skattepliktig om något av följande är sant

• Betalning är mer än den tillåtna federala dagpengesatsen
• Du lämnade inte in en utgiftsrapport hos din arbetsgivare
• Din utgiftsrapport inkluderade inte datum, tid, plats, belopp och affärssyfte för utgifterna
• Din arbetsgivare gav dig en dagpension och krävde ingen kostnadsrapport.

Om något av ovanstående situationer är sant, kommer din dagtid att betraktas som lön och kommer att bli föremål för källskatt och löneskatt. Beloppet kommer att rapporteras av din arbetsgivare på din W-2-blankett. Om det bara är att din dagpension var över den tillåtna federala dagpengesatsen, kommer endast det överskottsbeloppet att betraktas som lön.

För att underbygga dina resor och relaterade utgifter måste du hålla en logg som innehåller de dagar du reste för företag, vart du åkte och resans affärssyfte. Obs! Om din affärsrelaterade resa varar längre än ett år på en plats - även om det involverar två eller flera separata uppdrag - kanske du inte är berättigad till skattebefrielse enligt reglerna för dagskatt. För att undvika ogynnsamma skattekonsekvenser, rådgör med din skatterådgivare innan du påbörjar en längre affärsresa.

Per dag som lönealternativ

Eftersom dagpengar inte är beskattningsbara kan vissa människor ställa frågan: "Kan jag acceptera en lägre lön med dagpengar istället för en högre lön utan dagpension?" Svaret är "nej." Dagpolicyn kan inte skapas på ett sätt som gör det möjligt att beteckna vad som ska genomföras som något annat - i detta fall per dag.

Poängen

Dagpengar ger ersättning till anställda som reser i affärssyfte. Priserna varierar beroende på plats och tid på året och delas upp i två kategorier: a href = "/ artiklar / personlig ekonomi / 091214 / använda-företag-kredit-kort-strategiskt.asp"> logi och måltider och tillfälliga utgifter (M&IE ). Så länge dina betalningar inte överskrider den maximala federala dagpengesatsen, är de inte beskattningsbara. om dagpengar överskrider federala gränser, kommer allt överskott att beskattas som ordinarie inkomst.

Dagpengarna kan förändras årligen, och lagar om dagskatt kan vara komplicerade. Kontakta en kvalificerad skattespecialist om du har frågor eller oro om ditt företags dagpolicy.