Anskaffning
Upphandling är handlingen om att erhålla varor eller tjänster, vanligtvis för affärsändamål. Upphandling är oftast förknippad med företag eftersom företag måste begära tjänster eller köpa varor, vanligtvis i relativt stor skala.
Upphandling hänvisar i allmänhet till den slutliga inköpsakten, men den kan också innehålla upphandlingsprocessen övergripande som kan vara avgörande för företag som leder fram till deras slutliga köpbeslut. Företag kan vara på båda sidor av upphandlingsprocessen som köpare eller säljare, men här fokuserar vi främst på den sida som uppmanar företaget.
Hur anskaffningar fungerar
Upphandlings- och upphandlingsprocesser kan kräva en betydande del av ett företags resurser för att hantera. Upphandlingsbudgetar ger vanligtvis chefer ett specifikt värde de kan spendera för att skaffa varor eller tjänster de behöver. Upphandlingsprocessen är ofta en viktig del av ett företags strategi eftersom förmågan att köpa vissa material eller tjänster kan avgöra om verksamheten kommer att vara lönsam.
I många fall kommer upphandlingsprocesser att dikteras av företagsstandarder som ofta centraliseras av kontroller från redovisningsavdelningen. Upphandlingsprocessen innefattar förberedelser och behandling av ett krav samt slutmottagande och godkännande av betalning.
Omfattande kan detta handla om köpsplanering, standarder, specifikationsbestämning, leverantörsundersökning, urval, finansiering, prisförhandling och lagerkontroll. Som sådant kan många stora företag kräva stöd från några olika områden i ett företag för framgångsrik upphandling.
Chefer för upphandling
Vissa företag kan till och med välja att anställa en chef för upphandling för att leda dessa ansträngningar. En högsta upphandlingsansvarig kan övervaka upprättandet av upphandlingsstandarder, arbeta med konton som ska betalas för att säkerställa anskaffningsstandardintegration och effektiv betalning och tjäna i upphandlingsgrupper som fattar upphandlingsbeslut när det finns flera konkurrensbud.
Sammantaget kommer anskaffningskostnader att integreras i den ekonomiska redovisningen av ett företag eftersom upphandling innebär att förvärva varor och / eller tjänster för verksamhetens intäktsmål.
Omfattande kan upphandling involvera stöd från flera områden i ett företag.
Finansiell redovisning
Upphandling kan delas upp och analyseras från flera vinklar. Företag och industrier kommer att ha olika sätt att hantera upphandling av direkta och indirekta kostnader. Varuföretag, jämfört med tjänsteföretag, kommer också att ha olika sätt att hantera kostnader.
Kostnader för direkt kontra indirekt upphandling
Direkta utgifter avser allt relaterat till kostnaden för sålda varor och produktion, inklusive alla varor som ingår i färdiga produkter. För tillverkningsföretag kan detta variera från råvaror till komponenter och delar. För handelsföretag kommer detta att inkludera kostnaden för vilken varor köps från en grossist för försäljning.
För servicebaserade företag kommer direkta kostnader främst att vara arbetskostnaderna per timme för anställda som utför tjänster. Upphandling för varor som avser kostnad för sålda varor påverkar direkt ett företags bruttovinst.
Däremot innebär indirekta upphandlingar icke-produktionsrelaterade inköp. Det här är köp som ett företag använder för att underlätta sin verksamhet. Indirekt upphandling kan omfatta ett brett utbud av inköp inklusive kontorsmaterial, marknadsföringsmaterial, reklamkampanjer, konsulttjänster och mer. Företag kommer i allmänhet att ha olika budgetar och processer för att hantera direkta kostnader jämfört med indirekta kostnader.
Varor kontra tjänster Bokföring av upphandling
Upphandling är en del av kostnadsprocessen för alla typer av företag, men varor och tjänsteföretag står för olika intäkter och kostnader. Som sådan kommer bokföring för upphandlade varor också att skilja sig från redovisning för upphandlade tjänster.
Företag som fokuserar på varor kommer att behöva hantera upphandlingen av dessa varor som lager. Dessa företag lägger stor vikt på detta område på hantering av leveranskedjor. Servicebaserade företag tillhandahåller tjänster som sin primära inkomstgenerator så att de inte nödvändigtvis förlitar sig så mycket på en leveranskedja för lager, även om de kan behöva köpa varor för teknikbaserade tjänster.
I allmänhet baseras försäljningskostnaderna för många serviceföretag på timkostnadskostnaderna för anställda som tillhandahåller tjänsten så att upphandling som en direkt kostnad inte är en viktig faktor. Men servicebaserade företag kommer vanligtvis att ha högre relativa indirekta kostnader eftersom de vanligtvis hanterar sin egen upphandling som en indirekt kostnad genom marknadsföring.
Key Takeaways
- Upphandling är handlingen om att erhålla varor eller tjänster.
- Företagsupphandling kräver förberedelser, uppmaningar och betalningsbearbetning, vilket vanligtvis involverar flera områden i ett företag.
- Upphandlingskostnader kan falla in i flera olika kategorier, beroende på upphandlingens efterfrågan.
- Konkurrenskraftigt budgivning är vanligtvis en del av de flesta storskaliga upphandlingsprocesser som involverar flera anbudsgivare.
Särskilda överväganden: konkurrerande budgivning
Konkurrenskraftig budgivning är en del av de flesta affärsavtal som involverar flera anbudsgivare. Den konkurrenskraftiga budprocessen för varor är vanligtvis mer förenklad än för tjänster. Upphandling är också termen som används för att köpa varor och tjänster på regeringens vägnar som har sina egna anbudsprocesser och krav.
Konkurrenskraftigt budgivning för alla typer av varor innebär i allmänhet förslag som beskriver pris per enhet, frakt och leveransvillkor. Konkurrenskraftigt bud för upphandling av tjänster kan vara mer komplicerat eftersom det kan involvera en mängd saker inklusive personer som är inblandade, tekniktjänster, operativa rutiner, kundtjänst, utbildning, serviceavgifter och mer.
I båda fallen väljer budgivaren leverantören de vill arbeta med baserat på såväl operativa affärsaspekter som kostnader. Advokaten ansvarar då för att redovisa utgifter beroende på de varor eller tjänster som avtalats. Statliga myndigheter och stora företag kan välja att begära upphandlingsförslag på årsbasis eller schemalagd för att säkerställa att de fortsätter att upprätthålla de bästa relationerna för sin verksamhet.
Jämför investeringskonton Leverantörs namn Beskrivning Annonsörens upplysning × Erbjudandena som visas i denna tabell kommer från partnerskap där Investopedia erhåller ersättning.