6 steg till en bättre affärsbudget

Du har precis köpt eller öppnat ett litet företag och du känner till din handel. Men när det gäller bokföring - och närmare bestämt budgetering - saknar din kompetensuppsättning. Den goda nyheten är att det är möjligt att ta fram en budget, eller åtminstone en bra uppskattning av vad som kommer att behövas i form av dollar och cent ganska enkelt.

Uppskattning och anpassning av kostnader till intäkter (verkliga eller förväntade) är viktigt eftersom det hjälper småföretagare att avgöra om de har tillräckligt med pengar för att finansiera verksamhet, utvidga verksamheten och generera inkomster för sig själva. Utan en budget eller en plan riskerar ett företag att spendera mer pengar än det tar in, eller omvänt, inte spenderar tillräckligt med pengar för att växa verksamheten och konkurrera.

Komma igång med en budget

Varje företagare tenderar att ha en något annorlunda process, situation eller sätt att budgetera. Det finns emellertid vissa parametrar i nästan varje budget som du kan använda.

Till exempel måste många företagare göra hyres- eller inteckningsbetalningar. De har också verktygsräkningar, lönekostnader, kostnader för sålda varor (råvaror), ränta och skattebetalningar. Poängen är att varje företagsägare bör beakta dessa artiklar och alla andra kostnader som är specifikt förknippade med verksamheten när man startar butik eller tar över en befintlig verksamhet.

6 steg till en bättre affärsbudget

Med ett företag som redan är igång kan du göra antaganden om framtida intäkter baserat på de senaste trenderna i verksamheten. Om verksamheten är en start måste du göra antaganden baserade på ditt geografiska område, driftstimmar och genom att undersöka andra lokala företag. Småföretagare kan ofta få en känsla av vad de kan förvänta sig genom att besöka andra företag som är till salu och ställa frågor om veckointäkter och trafikmönster.

När du har undersökt denna information bör du sedan matcha företagets intäkter med utgifter. Målet är att ta reda på hur en genomsnittlig veckokostnad för omkostnader, verktyg, arbetskraft, råvaror etc. skulle se ut. Baserat på den här informationen kan du sedan kunna uppskatta eller förutspå huruvida du har tillräckligt med extra pengar för att utöka verksamheten eller för att rensa bort lite pengar i besparingar. På baksidan kan ägarna inse att för att ha tre anställda i stället för två måste företaget generera mer intäkter varje vecka.

Dessa sex enkla tips hjälper dig att sätta ihop en förstklassig småföretagsbudget:

1. Kontrollera branschstandarder

Inte alla företag är lika, men det finns likheter. Därför gör du några läxor och granskar internet för information om branschen, pratar med lokala företagare, stannar in på det lokala biblioteket och kolla IRS-webbplatsen för att få en uppfattning om vilken procentandel av de intäkter som kommer in troligen kommer att avsättas till kostnadsgrupperingar.

Småföretag kan vara extremt flyktiga eftersom de är mer mottagliga för nedgångar i industrin än större, mer diversifierade konkurrenter. Så du behöver bara leta efter ett genomsnitt här, inte specifikationer.

2. Skapa ett kalkylblad

Innan du köper eller öppnar ett företag, konstruera ett kalkylblad för att uppskatta vilket totala dollarbelopp och procentandel av dina intäkter som kommer att behöva fördelas på råvaror och andra kostnader. Det är en bra idé att kontakta alla leverantörer du måste arbeta med innan du fortsätter. Gör samma sak för hyror, skatter, försäkringar, etc. (För fler idéer om hur du sätter upp en budget, läs "Grunderna om budgetering: Hur man ställer in en budget.")

3. Faktor i lite slack

Kom ihåg att även om du kan uppskatta att verksamheten kommer att generera en viss inkomstintäktsnivå framöver eller att vissa utgifter kommer att fixas eller kan kontrolleras, är dessa uppskattningar och inte fastställda. På grund av detta är det klokt att ta del av lite slack och se till att du har mer än tillräckligt med pengar sockade bort (eller kommer in) innan du utökar verksamheten eller tar på dig nya anställda.

4. Se till att sänka kostnaderna

Om tiderna är trånga och pengar måste hittas någonstans för att betala en avgörande faktura, annonsera eller på annat sätt utnyttja en möjlighet, överväga kostnadsbesparingar. Specifikt, titta på artiklar som kan kontrolleras i stor utsträckning. Ett annat tips är att vänta med att göra inköp till början av en ny faktureringscykel, eller att dra full nytta av betalningsvillkoren som erbjuds av leverantörer och eventuella borgenärer. Viss tankeväckande manövrering här kan ge företagets ägare ett mycket efterfrågat andnings- och expansionsrum.

5. Granska regelbundet verksamheten

Medan många företag utarbetar en budget varje år, bör småföretagare göra det oftare. Faktum är att många småföretagare planerar bara en månad eller två framåt eftersom företag kan vara ganska instabila och oväntade utgifter kan kasta bort intäktsantaganden.

(Mer information finns i "Upprätta budgetmål.")

6. Handla runt för tjänster / leverantörer

Var inte rädd att shoppa för nya leverantörer eller spara pengar på andra tjänster som utförs för ditt företag. Detta kan och bör göras i olika stadier, inklusive när du köper eller startar ett företag, vid fastställande av årliga eller månatliga budgetar och under periodiska affärsgranskningar.

Poängen

Budgetering är en enkel, men viktig process som företagare använder för att förutse (och sedan matcha) nuvarande och framtida intäkter till utgifter. Målet är att se till att tillräckligt med pengar finns tillgängliga för att hålla verksamheten igång, växa verksamheten, konkurrera och säkerställa en solid nödfond.