Bokföringsinformationssystem (AIS)
Ett bokföringsinformationssystem (AIS) involverar insamling, lagring och bearbetning av finansiella och bokföringsdata som används av interna användare för att rapportera information till investerare, borgenärer och skattemyndigheter. Det är vanligtvis en datorbaserad metod för att spåra redovisningsaktivitet i samband med resurser för informationsteknologi. En AIS kombinerar traditionell redovisningspraxis, till exempel användningen av allmänt accepterade redovisningsprinciper (GAAP), med moderna informationstekniska resurser.
Hur ett redovisningsinformationssystem (AIS) används
Ett redovisningsinformationssystem innehåller olika viktiga delar i redovisningscykeln. Även om informationen i ett system varierar mellan branscher och affärsstorlekar, inkluderar en typisk AIS data relaterade till intäkter, utgifter, kundinformation, information om anställda och skatteinformation. Specifika data inkluderar försäljningsorder och analysrapporter, inköpsrekvisitioner, fakturor, checkregister, inventering, lönelista, storbok, försöksbalans och finansiell information.
Ett bokföringsinformationssystem måste ha en databasstruktur för att lagra information. Denna databasstruktur är vanligtvis programmerad med frågespråk som möjliggör tabell- och datahantering. En AIS har många fält för att mata in data samt redigera tidigare lagrade data. Dessutom är bokföringsinformationssystem ofta mycket säkrade plattformar med förebyggande åtgärder som vidtas mot virus, hackare och andra externa källor som försöker samla in information. Cybersäkerhet blir allt viktigare eftersom fler och fler företag lagrar sina data elektroniskt.
De olika utgångarna från ett redovisningsinformationssystem illustrerar mångsidigheten i dess datahanteringsfunktioner. En AIS producerar rapporter inklusive kundfordringar åldrande rapporter baserade på kundinformation, avskrivningsscheman för anläggningstillgångar och försöksbalanser för finansiell rapportering. Kundlistor, beskattningsberäkningar och lagernivåer kan också återges. Korrespondenser, anteckningar eller presentationer ingår emellertid inte i AIS eftersom dessa poster inte är direkt relaterade till ett företags finansiella rapportering eller bokföring.
Fördelarna med redovisningsinformationssystem
Interdepartmental gränssnitt
Ett bokföringsinformationssystem strävar efter att gränssnitt mellan flera avdelningar. Inom systemet kan säljavdelningen ladda upp försäljningsbudgeten. Denna information används av lagerstyrningsteamet för att utföra lagerräkningar och köpa material. Efter köp av lager kan systemet meddela den nya fakturan till den avräkningsavdelningen. En AIS kan också dela information om en ny order så att tillverknings-, frakt- och kundserviceavdelningarna är medvetna om försäljningen.
Interna kontroller
En integrerad del av redovisningsinformationssystem avser intern kontroll. Politik och rutiner kan placeras i systemet för att säkerställa att känslig kund-, leverantörs- och affärsinformation upprätthålls i ett företag. Genom att använda godkännanden för fysisk åtkomst, inloggningskrav, åtkomstloggar, behörigheter och uppdelning av uppgifter kan användare begränsas till endast relevant information som krävs för att utföra sin affärsfunktion.
Jämför investeringskonton Leverantörens namn Beskrivning Annonsören × Erbjudandena som visas i denna tabell kommer från partnerskap från vilka Investopedia erhåller ersättning.