Företags kreditkort
Företagskreditkort är kreditkort som utfärdas till anställda i etablerade företag som låter dem debitera sina auktoriserade affärsutgifter - som hotellvistelser och flygbiljetter - utan att behöva använda sina egna kort eller kontanter. Dessa kort, som också kallas kommersiella kreditkort, kan göra det enklare för anställda (och arbetsgivare) att hantera utgifterna, och många erbjuder förmåner som ofta flyer miles och tillgång till flygplats salonger.
Hur ett företags kreditkort fungerar
Företagens kreditkort är utformade för att möta behoven hos etablerade företag - vanligtvis de med minst 4 miljoner dollar i årliga intäkter, 15-plus-kortanvändare och beräknade avgifter på $ 250 000 eller mer varje år. Medan de flesta företag, inklusive egenföretagare och DBA, kan få ett kreditkort med små företag, är företagskort (som namnet antyder) reserverade för företag. Det betyder att företaget måste vara strukturerat och registrerat som ett S- eller C-bolag för att vara berättigade.
Stora kreditkortsutgivare, såsom American Express, Capital One, Citibank, Chase och Wells Fargo, erbjuder företagskreditkort. Korten utfärdas baserat på företagets ekonomiska hälsa - inte ägarnas personliga ekonomi. Kortutgivare kan till exempel kräva att företaget har starka ekonomier plus god likviditet och kassaflöde.
Företagens kreditkortsutgivare vill vanligtvis se ett företags nyligen reviderade finansiella rapporter, information om företagets struktur och organisation, skatteinformation (inklusive ett federalt skatte-ID) och kontaktinformation för en företagsansvarig som har behörighet att göra affärer på uppdrag av företag - till exempel en ägare, president eller kassör.
Key Takeaways
- Företagens kreditkort gör det enklare för arbetsgivare och anställda att hantera kostnader.
- Företagskort utfärdas till större, etablerade företag och skiljer sig från visitkort som är tillgängliga för enskilda företag och DBA.
- Det är viktigt för anställda att lära sig och följa deras företags kreditkortspolicy innan de tar några avgifter.
- Beroende på kortet är antingen en anställd eller arbetsgivaren ansvarig för att betala kreditkortsräkningen.
En arbetsgivare kan förse vissa anställda med ett företagskort så att de kan betala för godkända företagskostnader, till exempel hotell, måltider, hyrbilar och flyg, och även få tillgång till kontanter i bankomater - allt utan att använda sina egna medel eller ett förskott på företaget. Företagets namn kommer att finnas på kortet, tillsammans med den anställdes namn som en utsedd korthållare. Den anställdes signatur går på kortets baksida, precis som på ett personligt kreditkort.
Typer av företagskreditkort
Beroende på vilken typ av företags kreditkort, är den anställde eller arbetsgivaren ansvarig för att betala kreditkortsräkningen. Med ett individuellt ansvarskort ansvarar den anställda för att betala kreditkortsutgivaren direkt för eventuella avgifter, plus att lämna in en utgiftsrapport och få ersättning från arbetsgivaren. Kreditkortsutgivaren kontrollerar den anställdes kredit innan han ger dem ett kort, men det är en "mjuk dragning" som inte påverkar deras kreditpoäng.
Om det är ett företagsansvarskort betalar arbetsgivaren fakturan för eventuella godkända avgifter (även om den anställde kan vara på kroken för att betala emittenten direkt för eventuella obehöriga eller personliga utgifter). Eftersom företaget är ansvarigt för att betala fakturan kommer kreditkortsutgivaren vanligtvis inte att kontrollera den anställdes kredit, men den personen kommer troligtvis att ansvara för att lämna in regelbundna utgiftsrapporter så att företaget kan förena kortuttalningarna varje månad.
Innan en anställd använder ett företagskreditkort bör de ta reda på vem som är ansvarig för att betala räkningen varje månad. Om de är ansvariga, bör de inrätta ett system för att se till att betalningarna är i tid och att de har medel tillgängliga för att täcka saldot.
Fördelar med ett företagskreditkort
En viktig fördel med ett företagskreditkort är att det gör det enklare att hantera utgifter - både för anställda och arbetsgivare. Ur ett affärsperspektiv tillåter ett företagskort arbetsgivare att sätta gränser för hur mycket korthållare kan spendera per transaktion, per utgiftskategori eller totalt sett. Företaget kan också kontrollera var ett kort kan användas, begränsa inköp till specifika köpmän, typer av handlare och platser.
Ur anställdas synvinkel kan ett företagskort innebära ekonomisk befrielse, eftersom det eliminerar behovet av att betala på förhand för affärsrelaterade utgifter och sedan vänta på återbetalningar. En annan fördel är att vissa företags kreditkort erbjuder elektronisk utgiftsrapportering som automatiskt fyller företags kostnadsrapporter med köpinformation - en funktion som gör det lättare (dvs. mindre besvärligt) att skicka in tidiga och exakta rapporter.
En annan viktig förmån är att beroende på arbetsgivaren kan korthållare kunna hålla de belöningar de tjänar när de använder ett företagskreditkort. De kan till exempel kunna tjäna och lösa in belöningar för ett ofta flygprogram eller ett hotells program för ofta gäst. Naturligtvis kan arbetsgivaren besluta att behålla belöningen för att kompensera för årliga företagskostnader eller för att erbjuda incitament till de topppresterande anställda. Många större företag tillåter fortfarande anställda att dra nytta av belöningsprogram eftersom det kan förbättra de anställdas moral.
Förutom belöningsprogram erbjuder många företagskreditkort fördelar som frekventa resenärer kommer att uppskatta, till exempel tillgång till flygplatsstolar (ett stort plus om en resenär har en lång uppsättning), rese- och nödhjälpstjänster, utbyte av nödkort och kontantutbetalning, och undantag för skador på kollisionsskador. Läs det finstilta på kreditkortsavtalet så att du förstår hur dessa fördelar fungerar. För att aktivera automatisk täckning när du hyr en bil, till exempel, måste du antagligen genomföra hela transaktionen med det täckta kreditkortet och avslå hyresföretagets undantag för kollisionsskador. Om du är osäker ringer du numret på kortets baksida.
Företagspolicy för företagskreditkort
Anställda bör känna till deras företags policy för företagskort från start för att undvika att göra misstag som kan leda till bokföringsmardrömmar - eller värre. Korthållare bör bekanta sig med deras företags allmänna utgifter och rapporteringskrav och ta reda på om de har utgiftsgränser som gäller för vissa kategorier. Det är också viktigt att lära sig om alla avdelnings- eller positionsspecifika regler. Företagsledare, till exempel, kommer sannolikt att ha andra utgiftsprofiler än, till exempel, medelhantering.
När en korthållare har lärt sig företagets policy bör de hålla sig till dem. Om de använder sitt kort för att köpa något som inte är en godkänd företagskostnad, kan det göra att de ser dåliga ut i arbetsgivarnas ögon - även om det är ett ärligt misstag. Dessutom har många stora företag en rese- och underhållningskortschef på personal som kan granska de anställdas kostnader när som helst. Det är viktigt för korthållare att använda sunt förnuft för att bestämma om en avgift de ska göra är 100% jobbrelaterad. Om inte, bör de lägga det på sitt personliga kort och sortera det senare om de känner sig berättigade till full eller delvis återbetalning.
För att undvika bokföring mardrömmar - eller värre - inte blanda personliga utgifter med affärsutgifter.
Innan ett företags kreditkort aktiveras, kan en arbetsgivare erbjuda (eller kräva) personliga eller onlinekreditkortsutbildningar för att hjälpa anställda lära sig policyn. Dessutom kan en arbetsgivare publicera och uppdatera policyer på sin intranätwebbplats. Det är alltid en bra idé att hålla sig informerad, följa reglerna och undvika att göra något som kan leda till extra pappersarbete eller tolkas som bedrägeri. Kortinnehavare som har frågor om sin arbetsgivares policy bör kontakta personen (eller avdelningen) som hanterar programmet.
Särskilda överväganden för företagens kreditkort
Förutom att förstå och följa företagspolicyer beträffande utgiftsgränser, typer av utgifter som är tillåtna och hur utgiftsrapporter hanteras, är det viktigt för anställda att vara medvetna om att om de - och inte deras arbetsgivare - är ansvariga för att betala kreditkortsräkningen, kreditpoäng kan sjunka om de faller efter på betalningar. AmEx rapporterar till exempel konton till ett kreditbyrå om kontot förfaller 180 dagar. Det är en bra idé att ställa in en e-postvarning som en påminnelse om när dessa betalningar förfaller.
Precis som alla kreditkort bör anställda behandla sina företagskort med försiktighet och förvara det på ett säkert ställe för att förhindra stöld eller förlust. Om ett kort går förlorat eller stulet ska det rapporteras så snart som möjligt så att kortet kan avbrytas och bytas ut.