Hur du fyller i ett I-9-formulär (steg för steg)

När du anställer en ny anställd måste du verifiera att personen är lagligt behörig att arbeta i USA. När du har gjort ett jobbbjudande (men inte förut) måste den nya anställda visa behörighet att arbeta i USA genom att fylla i I-9-formuläret, Verifiering av anställningsberättigande.

Som arbetsgivare är det ditt ansvar att se att detta formulär från US Citizenship and Immigration Services fylls i av den anställda och dig. Behåll formuläret med dina andra anställningsregister - arkivera det inte hos regeringen.

(Mer information om arbetsgivarnas ansvar vid anställningen finns i "8 saker som arbetsgivare inte har rätt att fråga dig.")

Fyll i ett I-9-formulär

Formuläret I-9 är utformat för att få information från nya anställda som visar att de är berättigade att arbeta lagligt i USA. Ingen arbetare är befriad från att behöva fylla i formuläret.

Formen I-9 består av tre delar:

1. Del I: För anställden, fastställande av identitet

Denna del av formuläret fylls i av den anställda. Den innehåller information som anställdas fulla namn, adress, födelsedatum, personnummer (om tillämpligt), e-postadress och telefonnummer (e-postadressen och telefonnumret är valfritt).

Denna del används också för att intyga - under straff för skadedåd - att personen är lagligt berättigad att arbeta i USA eftersom han eller hon är:

• En medborgare
• En icke-bosatt medborgare i USA
• En laglig permanent bosatt
• En utlänning som är auktoriserad att arbeta i USA Den anställde måste ange utgångsdatumet för denna auktorisation, om tillämpligt.

En anställd som är en utlänning och behörig att arbeta måste ange utlänningsregistreringsnumret (ett "A-nummer" som är ett unikt 7-, 8- eller 9-siffrigt nummer tilldelat en utlänning) eller antagningsnummer för form I-94 .

Den anställda måste underteckna formuläret och datera det. Felaktiga uttalanden kan leda till böter och / eller fängelse.

Vissa anställda kan behöva hjälp för att fylla i sin del av formuläret. Om den anställde är mindreårig eller funktionshindrad (eller behöver översättning), måste den person som hjälper till att fylla i formuläret (förberedare och / eller översättare) också ange sitt namn och adress, samt underteckna formuläret (även under straff av perjury).

2. Del II: För arbetsgivaren, granska anställdas dokument

Denna del av formuläret fylls i av arbetsgivaren. Den beskriver de dokument som arbetsgivaren har granskat för att kontrollera berättigandet till anställning. Arbetsgivaren bör vidta denna åtgärd inom tre dagar efter den första anställningsdagen. Arbetsgivaren kan - men är inte skyldig - skapa en kopia av det eller de dokument som presenteras.

Det finns tre listor med dokument som kan användas. Den typ av dokument som används dikterar den del av del II som arbetsgivaren måste fylla i.

Lista A: Dokumenten i denna lista visar både anställdas identitet och anställningstillstånd. En anställd behöver bara presentera ett av följande formulär för att uppfylla dokumentkravet:

• USA-pass (eller US-passkod)
• Permanent bosättningskort ("grönt kort") eller kvittokort för utländsk registrering (tekniskt sett är det gröna kortet formulär I-551)
• Utländskt pass med en tillfällig stämpel I-551
• Dokument för anställningstillstånd som innehåller ett fotografi (formulär I-766)
• För en utlänning som inte är invandrare behörig att arbeta: ett utländskt pass och blankett I-94 (eller 94A) och en bekräftelse av utlänningens status som inte-invandrare så länge den inte har löpt ut
• Pass från de federerade staterna i Mikronesien, Marshallöarna

Lista B: Dokumenten i denna lista visar den anställdes identitet. Om en anställd inte har ett dokument från lista A, måste han eller hon framställa ett dokument från lista B, plus ett dokument från lista C (nedan).

• Körkort eller ID-kort utfärdat av en stat (så länge det innehåller ett foto-ID och annan personlig information)
• Skol-ID med ett fotografi
• Väljarens registreringskort
• USA: s militära kort eller utkast till rekord
• Militärberoende ID-kort
• US Coast Guard Merchant Marine-kort
• Native American stamdokument
• Förarkort utfärdat av en kanadensisk myndighet

För minderåriga (under 18 år) som inte kan framställa ett av dokumenten i lista B, inkluderar alternativa dokument som är godtagbara för att bevisa den anställdes identitet en skolprotokoll eller rapportkort; klient, läkare eller sjukhusrekord; eller en daghem- eller förskolepost.

Lista C: Detta dokument fastställer arbetstagarens behörighet att arbeta i USA. Återigen, om arbetstagaren inte kan producera ett dokument från lista A, måste han eller hon framställa ett från lista B och ett från lista C.

• Kontonummerkort för socialförsäkring (såvida inte kortet säger: inte giltig för anställning, gäller endast för arbete med INS-behörighet, eller gäller endast för arbete med DHS-auktorisation)
• Intyg om födelse utomlands utfärdat av statsdepartementet (formulär FS-545)
• Certifiering av födelsesrapport utfärdat av statsdepartementet (formulär DS-1350)
• Original eller certifierad kopia av ett födelsecertifikat som utfärdats av en stat, län, kommunal myndighet eller territorium i USA som har en officiell säl
• Native American stamdokument
• Amerikansk medborgar-ID-kort (formulär I-197)
• Identifikationskort för användning av bosatta medborgare i USA (formulär I-179)
• Dokument för anställningstillstånd utfärdat av departementet för hemlandssäkerhet

Liksom när det gäller den anställda, måste arbetsgivare under vittnesbörd bekräfta att de har granskat de nödvändiga handlingarna, anser att de är äkta och tror efter bästa kunskap att arbetstagaren har behörighet att arbeta i USA förutom att underteckna certifieringsavdelning måste arbetsgivaren notera den anställdes första anställningsdag samt annan arbetsgivarinformation (företagets namn, titeln på den person som undertecknar formuläret och företagets adress).

3. Del III: För arbetsgivaren vid återupptagning

Denna del av formuläret fylls också endast i av arbetsgivaren, men används endast för att verifiera vid anställning av en anställd. Om en anställd anställs på nytt inom tre år efter den ursprungliga I-9-dagen, kan arbetsgivaren välja att slutföra detta avsnitt eller en ny I-9.

Om det är nödvändigt att slutföra denna del, anger arbetsgivaren bara anställdens namn (eller nytt namn om den anställde har fått namnändring) och datum för anställning. Om det tidigare tillståndet för anställning löpt ut men nu har förlängts, anger du information om dokumentet som upprättar ett sådant tillstånd (dokumentens titel, nummer och nytt datum för anställningstillstånd).

Liksom när det gäller övriga delar, måste den anställda underteckna under straff för skadedåd att han / hon anser att det framlagda dokumentet är äkta och att den anställde har behörighet att arbeta i USA.

Poängen

Arbetsgivare måste behålla I-9: erna senare på tre år från anställningsdagen eller ett år efter det att anställningen upphör. Ibland kan den federala regeringen granska dina anställningsregister. Om du inte lyckas producera I-9-er kan du bli föremål för civila och / eller straffrättsliga påföljder. Hitta mer information om I-9 från ”Handbok för arbetsgivare: Instruktioner för att fylla i formulär I-9”. För ytterligare frågor om I-9 kan du också rådgöra med en advokat om anställningsrätt.

(Företagare kan också vara intresserade av "Fyll i 1099 formulär" och "Fyll i formulär 4562, steg för steg.")