Periodisk inventering kontra evig inventering: Vad är skillnaden?

Periodiska och eviga lager är två kontrasterande redovisningsmetoder som företag använder för att spåra mängden produkter de har tillgängliga. Sammantaget erbjuder det eviga lagersystemet många fördelar över det periodiska systemet och används nu av alla större detaljhandlare. Men en liten företagsägare måste fortfarande ta hänsyn till om fördelarna med att installera ett evigt lagersystem kommer att uppväga den extra kostnaden.

Periodisk inventering

Det periodiska systemet använder ett tillfälligt fysiskt antal för att mäta lagernivån och kostnaden för sålda varor (COGS). Varuköp registreras på inköpskontot. Lagerkontot och kostnaden för sålda varor uppdateras i slutet av en viss period - detta kan vara en gång i månaden, en gång per kvartal eller en gång om året. Kostnad för sålda varor är en viktig redovisningsmetrik som, när den dras från intäkterna, visar ett företags bruttomarginal.

Kostnad för varor som sålts under det periodiska lagersystemet beräknas enligt följande:

Startbalans varulager + Kostnad för inköp av lager - Kostnad för slutbehandling = Kostnad för sålda varor

Eftersom företag ofta transporterar produkter i tusentals kan det vara svårt och tidskrävande att utföra ett fysiskt antal. Föreställ dig att äga en butik för kontorsmateriel och försöka räkna och registrera varje kulspetspenna i lager. Multiplicera det nu för en kontorsförsörjningskedja. Av dessa skäl utför många företag en fysisk räkning endast en gång per kvartal eller till och med en gång om året. För företag under ett periodiskt system innebär detta att lagerkontot och kostnaden för sålda varor inte nödvändigtvis är mycket färska eller korrekta.

Evig varulager

Däremot håller det ständiga systemet koll på lagerbalanser kontinuerligt, med uppdateringar som görs automatiskt när en produkt tas emot eller säljs. Köp och returer registreras omedelbart på lagerkontot. Så länge det inte finns någon stöld eller skada, bör lagerets kontosaldo vara korrekt. Kostnaden för sålda varor uppdateras också kontinuerligt eftersom varje försäljning görs. Eviga lagersystem använder digital teknik för att spåra inventering i realtid med uppdateringar som skickas elektroniskt till centrala databaser.

I en livsmedelsbutik som använder det eviga lagersystemet, när produkter med streckkoder sveps och betalas, uppdaterar systemet automatiskt lagernivåerna i en databas.

Viktiga skillnader

Periodiska lagerbokföringssystem är normalt bättre lämpade för små företag på grund av kostnaden för att skaffa teknik och personal för att stödja ett evigt system. Ett företag, till exempel en bilhandlare eller konstgalleri, kan vara bättre lämpad för det periodiska systemet på grund av den låga försäljningsvolymen och den relativa enkelheten att spåra inventering manuellt. Bristen på exakt information om kostnaden för sålda varor eller lagerbalanser under de perioder då det inte har funnits någon ny fysisk lagerräkning kan dock hindra affärsbeslut.

Företag med hög försäljningsvolym och flera butiker (som livsmedelsbutiker eller apotek) behöver eviga lager. Den tekniska aspekten av det eviga lagersystemet har många fördelar, såsom möjligheten att lättare identifiera lagerrelaterade fel. Det ständiga systemet kan visa alla transaktioner på enskilda enhetsnivå. Enligt det eviga systemet kan chefer göra lämplig tidpunkt för inköp med en klar kunskap om mängden varor som finns på olika platser. Att ha mer exakt spårning av lagernivåer ger också ett bättre sätt att övervaka problem som stöld.

• Det periodiska lagersystemet använder ett tillfälligt fysiskt antal för att mäta lagernivån och kostnaden för sålda varor (COGS).
• Det ständiga systemet håller reda på lagerbalanser kontinuerligt, med uppdateringar som görs automatiskt när en produkt tas emot eller säljs.
• Periodiska lagerbokföringssystem är normalt bättre lämpade för småföretag, medan företag med hög försäljningsvolym och flera butiker (som livsmedelsbutiker eller apotek) behöver eviga lagersystem.