Inköp till betalning
Inköpsbetalning är ett integrerat system som helt automatiserar inköpsprocessen för varor och tjänster för ett företag. Systemet fick sitt namn eftersom det hanterar alla aspekter av förvärv från inköp av varor till betalning av säljaren. De viktigaste fördelarna med att köpa-till-betala är effektivitet, kostnadsbesparingar och ökad synlighet avseende finansiering och upphandling.
Förstå köpbetalning
Systemet för köp till betalning börjar med rekvisition, fortsätter till upphandling och slutar med betalning. Rekvisition är processen för att formellt begära en tjänst, artikel eller produkt med ett köpformulär. Upphandling sker när varorna eller tjänsterna tas emot. Systemet slutar när betalningen görs.
Key Takeaways
- Inköpsbetalning är ett komplett köpsystem för företag från inköp av varor till leverantörsbetalning.
- Inköpsbetalning kallas också P2P, procure-to-pay, eProcurement eller req-to-check.
- Processen för köp till betalning är automatiserad, sparar kostnader och minskar risken.
- Inköpsbetalning är inte utformad för att påskynda leverantörsbetalning eftersom det inte är i intressen för företag som vill hålla fast vid sina kontanter så länge som möjligt.
- System för köp till betalning är utformade för att förbättra effektiviteten och den finansiella kontrollen.
Inköpsbetalning strävar efter att optimera köpprocessen och därigenom gynna organisationen genom bättre ekonomisk kontroll och effektivitet. Detta strömlinjeformade, integrerade system sparar kostnader och minskar risken. Ett typiskt köp-till-betalsystem inkluderar fem steg och krav för genomförande:
- Kataloger : Kataloger från föredragna leverantörer är det första kravet i ett köp-till-betal-system.
- Inköpsrekvisitioner : När en produkt har valts från en katalog skickar köparen en inköpsrekvisition till lämplig chef.
- Köporderarbetsflöde : En inköpsorder genereras när inköpsrekvisitionen har godkänts av chefen.
- Fakturering : Detta är en kritisk komponent i ett köp-till-betal-system eftersom manuell hantering av fakturor är en oerhört arbetskrävande och tidskrävande process. Automatisk fakturahantering sparar tid och pengar och innehåller en avstämningsfunktion som matchar inköpsorder till fakturor.
- Betalning : När en faktura har godkänts för betalning, genereras en fil i företagets kundskuldsystem. Den godkända fakturan resulterar i betalning till leverantören i slutet av den period som leverantören har förlängt kredit.
System för köp till betalning är inte avsett att påskynda betalningsprocessen. Även om detta skulle vara ett lovvärt mål, är verkligheten att det inte skulle vara en prioritering för de flesta företag eftersom att betala räkningar snabbare skulle påverka tidpunkten för deras egna kassaflöden. Snarare är målet med ett köp-till-betal-system att förbättra effektiviteten och den finansiella kontrollen eftersom finansavdelningarna i god tid har köpt data.
Snabb fakta
Inköp-till-betalsystem är automatiserade processer som minskar arbetskraftskostnaderna och ökar noggrannheten.
Bästa praxis för inköp-till-betal-system inkluderar solid teknik som använder en enda kontaktpunkt, till exempel en leverantörsportal, minskad komplexitet i kataloger och köpskanaler och support från toppledningen. Det kan tillhandahålla nyckeldata om hur mycket som spenderas, vilka produkter eller tjänster som tas emot och leveranstider.
Jämför investeringskonton Leverantörens namn Beskrivning Annonsören × Erbjudandena som visas i denna tabell kommer från partnerskap från vilka Investopedia erhåller ersättning.