Skatteplikt för små företag: löneskatter

En av de frågor som småföretagare måste klara med är att hålla sig uppdaterade med de många skyldigheterna för lokala, statliga och federala skatter. Medan de flesta företagare anställer en revisor eller en skattepersonal för att hantera skatterelaterade frågor, är förståelsen av skattesystemet viktigt för dem som har det yttersta ansvaret för att uppfylla alla skatteåtaganden. Den här artikeln kommer att fokusera på företagets förpliktelser när det gäller löneskatter. (Lär dig hur löneavdrag kan sänka din personliga inkomstskatt i löneavdrag. Avbetala .)

SE: Affärsplan

Skyldigheter för löneskatt Alla företag med anställda måste innehålla löneskatter från anställdas lönecheck och betala gällande federala, statliga och lokala skatter. De skatter som vanligtvis hålls tillbaka från anställdas lönecheck inkluderar FICA (Medicare- och socialförsäkringsskatter) och federala, statliga och lokala inkomstskatter, om tillämpligt. Andra källskyldigheter inkluderar FUTA (Federal Arbetslöshet skattelagen) och, i stater som Kalifornien, Hawaii, New Jersey, New York och Rhode Island, skatter för funktionshinder. Underlåtenhet att betala skatter eller missa en betalning kan leda till tunga böter och påföljder, så det är viktigt att beräkna beloppet på löneskatter som är skyldigt och att betala dem i tid. (Korrekt bokföring är viktigt för småföretag. Läs sex steg för en bättre affärsbudget för att lära dig hur man hanterar intäkter och utgifter.)

Om ägare till småföretag inte har externa anställda utan är integrerade, gäller ovanstående regler även för ägarens lönecheck, eftersom han eller hon i huvudsak är företagets enda anställd. Om företaget inte är inbyggt och det inte finns anställda, måste ägaren betala uppskattade skatter på egenföretagare varje kvartal. (Läs ska du inkorporera ditt företag? För att ta reda på om denna affärsstruktur skulle vara fördelaktig för dig.)

Beräkning av löneskatter Det finns tre steg för att beräkna löneskatter:

1. Bestäm skattepliktiga arbetare
2. Bestäm skattepliktiga löner
3. Beräkna källbelopp

Skattepliktiga arbetare Arbetstagare kan vara anställda eller oberoende entreprenörer. Anställda behandlas som skattepliktiga arbetare som är skattskyldiga, medan oberoende entreprenörer ansvarar för att betala sina egna skatter. Vanligtvis anses arbetstagare vara anställda om du har rätt att styra och kontrollera hur de gör sitt arbete, snarare än bara resultatet av arbetet. Linjerna mellan oberoende entreprenörer och anställda är dock inte alltid tydliga. För att hjälpa företagare att fastställa vilka arbetare som är skattepliktiga anställda har IRS regler för allmän lag, som inkluderar beteendemässiga, ekonomiska och relationstester.

Beteendestest En arbetstagare är en anställd när arbetsgivaren har rätt att styra och kontrollera arbetaren. Arbetsgivaren behöver inte faktiskt styra eller kontrollera arbetaren utan har rätt att göra det.

Ekonomiskt test Detta test ser på graden av kontroll som en arbetsgivare har över ekonomiska aspekter av jobbet. I vissa yrken stödjer en arbetares status som oberoende entreprenör att ha betydande kontroll över leveranser som används för arbete.

Ett bestämt sätt att skilja en oberoende entreprenör från en anställd är genom tillgången på tjänster. En oberoende entreprenör är inte bunden till ett företag och kan annonsera tjänster; en anställd kan inte marknadsföra tjänster om han eller hon arbetar utanför företaget som en oberoende entreprenör.

Förhållandetest Detta test avser hur arbetsgivaren och arbetaren uppfattar sin relation. Om ett förhållande mellan arbetsgivare och arbetstagare förväntas pågå till slutet av ett specifikt projekt eller under en viss tid, är arbetaren en oberoende entreprenör. Å andra sidan, om förhållandet har inga eller gränser, är arbetaren en beskattningsbar anställd. (För mer om relationer som är viktiga för ett litet företag, läs småföretag: Det handlar om relationer .)

Skattepliktiga löner Skattepliktiga löner är kompensation för utförda tjänster och kan inkludera lön, bonusar eller gåvor. Vissa former av kompensation, såsom återbetalning av kostnader för resor eller måltider, kan inte betraktas som beskattningsbar lön. För att utgifterna ska vara obeskattbara måste anställda verifiera dem genom kvitton eller utgiftsrapporter. De måste också vara nödvändiga, rimliga och affärsrelaterade. (Om du har företagsrelaterade utgifter, se till att hålla dina kvitton i ordning. Läs 10 steg för att förbereda skatt för information om planering före 15. april.)

Beräkna källskatt Efter att du har räknat ut vilka arbetare som kvalificerar sig som skattepliktiga anställda och vilka löner som är skattepliktiga löner, är nästa steg att räkna ut det belopp du måste innehålla för federala, statliga och lokala skatter, samt FICA och FUTA.

Federala skatter Varje lönecheck måste innehålla federala inkomstskatter för den aktuella perioden. IRS har två uppsättningar av skattetabeller som arbetsgivare kan använda för att beräkna källbelopp: lönebeslagstabellerna och procenttabellerna.

Lönefördelningstabellerna är segregerade för fem olika löneperioder (dagligen, vecko, två veckor, halvmånad och månad). För att fastställa källbelopp, väljer arbetsgivare tillämplig löneperiod och löneklass för anställda och läser sedan över tabellen till kolumnen som visar antalet undantagna krav.
Procentandelarna finns tillgängliga under åtta löneperioder (dagligen, vecko, två veckor, halvmånad, månatlig, kvartalsvis, halvårsvis och årligen) och segregerade efter civilstatus. Arbetsgivarna börjar med att sänka lönen med värdet av ansökta undantag. Därefter använder de tabellen som motsvarar den anställdes civilstatus och letar efter källbeloppet baserat på löneklassen.

Som företagare är det ditt ansvar att titta på de två uppsättningarna av tabeller och bestämma vilken som är lämplig för ditt företag. Procenttabellerna är mer inkluderande, i termer av löneperioder, så om du befinner dig i en situation där olika anställda betalas vid olika löneperioder, bör procenttabellen vara den valda tabellen. Till exempel, om dina anställda betalas kvartalsvis, kommer procenttabellerna att vara mer lämpliga än lönetabellen. För att få dessa tabeller, ring IRS eller gå till //www.irs.gov/ och be om publikationer 15 och 15-A.
Statliga skatter
De flesta stater använder tabeller som liknar federala skattetabeller, och du kan få dem genom att gå till skatteavdelningen på din statliga webbplats eller kontakta Small Business Administration. Du behöver inte hålla inne statliga skatter i jurisdiktioner som inte ålägger statliga skatter på inkomst, till exempel Alaska, Florida, Texas, Wyoming och Washington. Andra undantag inkluderar stater vars personliga inkomstskatter är en fast procentandel av den federala skatten, som Arizona, och där statliga skatter är en fast procentsats av bruttolönen, till exempel Pennsylvania.
FICA Federal Law Contribution Act (FICA) är en federal lag som kräver att arbetsgivare håller in socialskatt och Medicare-skatter från löner som betalas till anställda. Det kräver också att arbetsgivaren och den anställde betalar hälften av FICA-skatten. Sociala och Medicare skatter införs både på den anställda till en fast skattesats på 4, 2% för social trygghet och 1, 45% för Medicare och arbetsgivarens enskilda schablonbelopp på 6, 2% respektive 1, 45%, vilket skapar en kombinerad FICA-skattesats på 15, 3% (12, 4% för social trygghet och 2, 9% för Medicare). Egenföretagare ansvarar själva för att betala hela 13, 3% -skatten. (Läs om hur regeringen bestämmer din skattesats i Laffer Curve Key to Ideal Tax Rate .)

Till skillnad från federala skatter och statliga skatter påverkas inte FICA-skatterna av antalet källskyddsbefrielser som anställden kräver. Du multiplicerar helt enkelt en anställds bruttolön med den tillämpliga skattesatsen för att bestämma hur mycket du måste innehålla och hur mycket du måste betala som arbetsgivare. Under 2009 och 2010 gäller socialskatten endast för de första 106 800 $ inkomster, även kallad socialförsäkringslönebasen. Lönebasen justeras varje år för inflation. Medicare-skatten har ingen inkomstgräns.
FUTA Arbetslöshetskatter eller FUTA är skatter som endast betalas av arbetsgivaren. Du måste betala arbetslöshetsskatter om något av följande gäller:

a) Du betalar lön om totalt $ 1 500 på en fjärdedel
b)
Du har minst en anställd på en given dag i 20 veckor under ett kalenderår, oavsett om veckorna är i följd

FUTA-skattesatsen är 6, 2% för 2011, och den påläggs de första 7 000 $ av lönen för varje anställd. Du kan dock kräva krediter mot din brutto FUTA-skatt för att återspegla de statliga arbetslöshetskatterna som du betalar. Om du betalar dina statliga arbetslöshetsskatter när de förfaller, har du rätt att kräva en kredit på 5, 4%, vilket effektivt reducerar din FUTA-skattesats till 0, 8%.
Förena det hela tillsammans
Att beräkna löneskatter kan vara mycket komplicerat, och det är viktigt att skicka ut betalningar i tid för att undvika påföljder och sena avgifter. Federala skattebetalningar kan göras antingen online via det elektroniska federala skattebetalningssystemet (EFTPS) eller genom banker som har behörighet att acceptera federala betalningar. Om du använder den senare metoden bör varje betalning åtföljas av blankett 8109, som kan erhållas genom att ringa IRS på 1-800-829-4933 eller från IRS webbplats. FUTA-skatter betalas vanligtvis kvartalsvis och inkomst och FICA-skatter deponeras halv månad eller månad. IRS skickar vanligtvis företagare ett meddelande i slutet av varje år med information om vilken metod de ska använda för det kommande året.

I allmänhet bestäms tidpunkten för en insättning av det datum då den tas emot. En mailad deposition som erhållits efter förfallodagen kommer dock att anses i tid om du kan fastställa att den skickades minst två dagar före förfallodagen. Om du vill veta mer om småföretags arbetsgivares lönearbetar, gå till //www.irs.gov/ eller ring IRS live-hjälplinje för företag på 1-800-829-4933.

För relaterad läsning, kolla in skattekredit för plankostnader som uppstått av småföretag .