Hur länge ska jag hålla mina skatteregister?
Internal Revenue Service (IRS) har några hårda och snabba regler för hur länge skattebetalarna ska hålla sina skatteregister.
Som IRS uttrycker det beror varaktigheten på din skattejournal på "handling, kostnad eller händelse" som påverkar dessa poster.
Dessa åtgärder och dessa tidslinjer är viktiga, eftersom de påverkar begränsningsföreskrifterna för eventuella ändringar i din skattedeklaration, eller den federala regeringens möjlighet att kräva ytterligare skattebetalningar från dig.
För att följa IRS-dokumentationens mandat ska du hålla följande skatteregister för följande tidsperioder:
Om du har underrapporterat några federala skatter, förvara dina skattedokument från de senaste sex åren, med början med det år då skatterna underrapporterades. Om du har misslyckats med att lämna in ett formulär, eller skickat in ett bedrägligt formulär, kast inte skatteregister. IRS har en laglig rätt att granska dem.
Begränsningsperioden är den tid då du kan ändra din skattedeklaration för att kräva en kredit eller återbetalning, eller den tid då IRS kan bedöma ytterligare skatt.
Följande information innehåller de begränsningar som gäller för inkomstdeklarationer. Om inget annat anges hänvisar åren till perioden efter det att avkastningen lämnades in. Returer som lämnats in före förfallodagen behandlas som arkiverade på förfallodagen.
Obs: Förvara kopior av dina inlämnade skattedeklarationer. De hjälper till att förbereda framtida skattedeklarationer och göra beräkningar om du lämnar in en ändrad avkastning.
1. Du är skyldig ytterligare skatt och situationer (2), (3) och (4) nedan gäller inte för dig: Förvara register under tre år.
2. Du rapporterar inte inkomster som du ska rapportera, och det är mer än 25% av bruttoinkomsten som visas på din avkastning: Förvara register i sex år.
3. Du lämnar in en bedräglig återkomst: Förvara register oändligt.
4. Du lämnar inte in en retur: Förvara poster på obestämd tid.
5. Du lämnar in ett krav på kredit eller återbetalning efter att du lämnat in din avkastning: Förvara register i tre år från det datum du lämnade in din ursprungliga avkastning eller två år från det datum då du betalade skatten, beroende på vad som är senare.
6. Du ansöker om en förlust från värdelösa värdepapper eller avdrag för dålig skuld: Förvara register i sju år.
7. Förvara alla uppgifter om anställningsskatt i minst fyra år efter det att skatten förfaller eller betalas, beroende på vad som är senare.
Viktiga frågor
Följande frågor bör tillämpas på varje post när du bestämmer om du vill behålla ett dokument eller kasta bort det:
Är posterna kopplade till tillgångar ">
Förvara register om fastigheter tills begränsningsperioden löper ut för det år då du disponerar fastigheten i en beskattningsbar disposition. Du måste hålla dessa register för att bestämma eventuella avskrivningar, avskrivningar eller avdrag, och för att hitta vinsten eller förlusten när du säljer eller på annat sätt disponerar fastigheten.
I allmänhet, om du fick fastighet i ett icke-skattbart utbyte, är din bas i den egenskapen densamma som grunden för den egendom du gav upp, ökad med alla pengar du betalade. Du måste föra journalerna på den gamla fastigheten, såväl som den nya fastigheten, tills begränsningsperioden löper ut för det år då du disponerar den nya fastigheten i en beskattningsbar disposition.
Har du gjort icke-avdragsgilla bidrag till en IRA?
Så, som diskuterats ovan, måste du hålla följande dokument för att verifiera den icke-skattbara delen av distributionen från dina traditionella och Roth IRA: er. Här, från IRS-webbplatsen, finns en lista över de formulär och poster du behöver hålla tills alla distributioner har gjorts:
- Sida 1 av formulär 1040 (eller formulär 1040A, 1040NR eller 1040-T) inlämnade för varje år du gjorde ett otdragsbart bidrag till en traditionell IRA.
- Blanketter 8606 och eventuella underlag, bilagor och kalkylblad för alla tillämpliga år.
- Blanketter 5498, IRA-bidragsinformation eller liknande uttalanden som du mottog varje år som visar bidrag du gjort till en traditionell IRA eller Roth IRA.
- Blanketter 5498 eller liknande uttalanden du fick och visar värdet på dina traditionella IRA: er
Vad ska jag göra med mina poster för icke-toxiska ändamål?
När dina poster inte längre behövs för skatteändamål ska du inte kassera dem förrän du är säker på att du inte kommer att behöva dem för andra ändamål. Till exempel kan ditt försäkringsbolag eller borgenärer kräva att du håller register längre än IRS gör. Om du är osäker, spela det säkert och behålla register.
Rådgivare Insight
Om IRS finner ett väsentligt fel i din nuvarande avkastning, kan de gå tillbaka sex år tillbaka i din skattehistoria för att undersöka. Men du kanske vill behålla din avkastning ännu längre än så. Dina skatteregistrer sammanfattar ditt ekonomiska liv. De innehåller viktiga kostnadsbasdata som kan vara svåra att hitta flera år från och med nu. Detta är ett mindre problem idag eftersom kontokontonister nu måste rapportera och överföra kostnadsdata med tillgångar. Men varför lita på vårdnadshavaren när du har informationen? Din avkastning kommer också att validera din inkomst och om du har gjort pensionsplanbidrag. Enligt bästa praxis bör du hålla fast vid dina skattedeklarationer och underlagsdokument så länge som möjligt. I denna era av elektronisk arkivering och journalföring är det en enkel sak att göra.
Neal Frankle, CFP®
Wealth Resources Group Westlake Village, Kalifornien