Syftet med formen W-9

Företag använder IRS-formulär W-9, begäran om skattebetalarnas identifikationsnummer och certifiering, för att få information från leverantörer de anställer som oberoende entreprenörer (även kallad frilansare). När ett företag betalar en entreprenör $ 600 eller mer under ett skatteår måste det rapportera dessa betalningar till Internal Revenue Service (IRS) med hjälp av en informationsavkastning som heter Form 1099-MISC. Företag använder namn, adress och personnummer eller skatteidentifikationsnummer som entreprenörer tillhandahåller på formulär W-9 för att fylla i den information som returneras. Varken avsändaren eller mottagaren ska skicka en kopia till IRS.

Företag som anställer oberoende entreprenörer håller inte inkomstskatt eller betalar Medicare- eller socialskatt för sina oberoende entreprenörer, som de gör för sina anställda. Istället är entreprenörer ansvariga för dessa skyldigheter. IRS vill dock fortfarande veta hur mycket dessa entreprenörer har fått för att se till att de betalar de skatter de är skyldiga, och det använder formulär 1099-MISC för att samla in denna information. Företag skickar inte formulär W-9 till IRS.

Syftet med formen W-9

Information som behövs på blankett W-9

Blankett W-9 ber om den oberoende entreprenörens namn, företagsnamn (om det är annorlunda), affärsenhet (ensamföretag, partnerskap, C-bolag, S-bolag, förtroende / egendom, aktiebolag eller ”annat”) och företagets skatteidentifiering nummer (eller personnummer för ensamägare som inte använder ett separat skatte-ID-nummer).

Formulär W-9 ber också personen som fyller i det att bekräfta att de inte är föremål för källskydd. De flesta skattebetalare är inte, men om de är det, kommer företaget som anställer den oberoende entreprenören att behöva innehålla inkomstskatt från den entreprenörens lön till en schablonbelopp på 24% (för skatteår 2018-25) och skicka den till IRS.

Eftersom formulär W-9 kräver att man anger ett skatte-ID eller personnummer måste både den som fyller i det och företaget som får det ifyllda formuläret skydda det noggrant under överföringen och efter mottagandet för att skydda mot identitetsstöld.

När du inte ska fylla i en W-9

En oberoende entreprenör som får en oväntad W-9 bör tveka innan han fyller i den och undersöker om den som har begärt ett berättigat skäl att begära detta formulär. Finansinstitut använder ibland formulär W-9 för att begära information från en kund när de behöver rapportera utdelning eller ränta. Var försiktig här: Det finansiella institutet bör antagligen redan ha ditt skatte-ID-nummer från när du öppnade kontot.

En annan situation där du bör tveka innan du fyller i formulär W-9 är om företaget som ber dig att göra det är din arbetsgivare och du ska klassificeras som en anställd, inte en oberoende entreprenör. Skillnaden är betydande.

Anställd eller oberoende entreprenör?

Om du är anställd, kommer din arbetsgivare att innehålla inkomstskatter, innehålla och betala socialförsäkring och Medicare-skatter och betala arbetslöshetsskatt på dina löner. Om du är en oberoende entreprenör kommer det inte. Det betyder att du kommer att vara ansvarig för arbetsgivarens andel av skatter på socialförsäkring och Medicare och att du inte kommer att vara berättigad till arbetslöshetsersättning om du är avskedad.

En samvetslös eller ekonomiskt kämpande arbetsgivare kan försöka klassificera en anställd som en oberoende entreprenör för att spara pengar. Om du klassificeras som en oberoende entreprenör kommer din arbetsgivares skattebesparingar ur din ficka som egenföretagande skatt. Du blir också ansvarig för att beräkna och betala din beräknade skatt fyra gånger per år och fylla i schema C när du lämnar in din årliga skattedeklaration.

Det är inte alltid tydligt om en arbetare är en anställd eller oberoende entreprenör, men i allmänhet, ju mer kontroll företaget har över vad arbetarna gör och hur de gör det, desto mer troligt är det att de är anställda. Om din Spidey-känsla börjar sticka när någon som anlitade dig kallar dig en oberoende entreprenör är det ett gott tecken och du bör undersöka situationen ytterligare. Börja med att granska IRS-diskussionen om skillnaden mellan de två. Om du är anställd bör du fylla i formulär W-4, inte formulär W-9.

Här är ett exempel på när en arbetsgivare legitimt kan ändra din status från anställd till oberoende entreprenör. Du är en dataprogrammerare och du måste komma in på kontoret från 9 till 18, måndag till fredag. Företaget tillhandahåller ditt skrivbord och din dator.

Från och med nästa månad kommer du att ange din dator. Du kommer att kunna arbeta hemifrån eller vilken fjärrplats du vill, och du kan slutföra arbetet under alla timmar du vill, så länge dina uppdrag är slutförda enligt schema och du svarar på arbetsrelaterade telefonsamtal och e-postmeddelanden i tid.

Vanliga frågor om W-9

Hur vet jag om jag är föremål för att innehålla säkerhetskopiering?

Har skattemyndigheten skickat ett brev där du berättar att du är föremål för obligatorisk källa för säkerhetskopiering? Det kan ha hänt om du inte rapporterade alla dina räntor och utdelningar på en tidigare skattedeklaration. Om du inte har tagit emot detta brev och om du lämnar ditt skatteidentifikationsnummer till den som begärde formulär W-9, är du inte föremål för kildeskydd. Om du är föremål för att innehålla säkerhetskopiering, kryssa bort punkt två i del två av formulär W-9 innan du skickar in den.

Vad är det säkraste sättet att skicka formulär W-9?

Om du kan dela ut dokumentet personligen är det perfekt. Annars är ett alternativ att använda en gratis onlinetjänst för att kryptera ditt ifyllda formulär W-9 och skicka det på ett säkert sätt till begäraren. Du kan också använda en krypterad fildelningstjänst.

Ett annat alternativ är att skicka det via en tjänst som FedEx, UPS eller posttjänsten, men det finns ingen garanti för att ditt formulär inte kommer att gå förlorat, stulet eller manipulerat i transit.

Det finns inte heller någon garanti för att mottagaren kommer att lagra formuläret säkert även om du skickar det säkert, så du kanske vill fråga om det i förväg.

Är mitt företag ett undantaget företag?

Om du är ensam ägare är det förmodligen inte det. Om det är ett företag, kan det vara, om det är berättigat till IRS-skattefria status.

Jag har både ett arbetsgivaridentifieringsnummer (EIN) och ett personnummer. Vilket nummer ska jag ange på formuläret?

Om du är ensamägare kan du ange endera. Om ditt företag är ett LLC klassificerat som ett företag eller partnerskap, använd företagets EIN. Om ditt företag är en enda medlem LLC som är en åsidosatt enhet, ange din SSN eller EIN (inte enhetens EIN).

Kan jag vägra att fylla i formulär W-9?

Säker. Om du vägrar som svar på en berättigad begäran kommer din klient att innehålla skatter från din lön med en hastighet av 24%. Bokföringsavdelningen kanske också kan smärta dig och berätta för din kontakt att vägra att göra ytterligare affärer med dig. Företag har en tung skyldighet från IRS att skaffa en ifylld blankett W-9 från alla de betalar $ 600 eller mer till under året. Underlåtenhet att följa detta kan leda till böter.

Om du tror att den som begär formuläret inte har någon verksamhet som ber om det, men avslag är förmodligen en bra idé. Om du är orolig, fråga en skattepersonal vad du ska göra.

Förutom en klient, som kan be mig fylla i formulär W-9?

En bank, ett mäklarföretag, ett utlåningsinstitut som har annullerat en skuld du är skyldig eller emittenten av ett pris du har vunnit kan komma att begära. Om du är gäst på "Ellen" under hennes "12 Days of Giveaways" -kampanj och talkshowproducenterna ber dig fylla i en W-9 innan du lämnar, är det säkert att anta att begäran är legitim. Om du får ett e-postmeddelande om att du vann ett pris för en tävling som du inte kommer ihåg att delta i, kanske du inte vill ge den personen en W-9.

Se upp för W-9 phishing-bedrägerier. Om du får en e-postbegäran om ett formulär W-9 och du inte är säker på att det är legitimt, kontakta den antagna avsändaren per telefon (och använd inte något telefonnummer i den misstänkta e-postadressen) för att fråga om begäran är giltig. Angripare är sofistikerade och kan få ett meddelande att se ut som om det kom från din bank eller till och med din klient. Och om du får ett e-postmeddelande från IRS är det definitivt ett phishing-försök, och du bör vidarebefordra e-postmeddelandet till IRS initierar inte kontakt med skattebetalare via e-post.

Poängen

W-9-formulär är för oberoende entreprenörer, även kallad frilansare. Det är viktigt att fylla i formuläret korrekt - men bara om du är säker på att det är rätt formulär att skicka in och begäran är legitim.