Ansvarig plan
En redovisningsplan är en plan som följer reglerna för Internal Revenue Service (IRS) för att ersätta arbetstagare för företagskostnader där ersättning inte räknas som inkomst. Detta innebär att ersättningar inte är föremål för källskatter eller W-2-rapportering. Dessa utgifter måste dock vara affärsrelaterade för att omfattas av en redovisningsplan.
Key Takeaways
- En ansvarig plan är en process för att ersätta anställda för deras arbetsrelaterade kostnader.
- Ansvariga planer är inte beskattade, eftersom de inte betraktas som en form av arbetsersättning.
- Kostnader kan endast betraktas som en del av en redovisningsplan om de är affärsrelaterade, korrekt rapporterade och om överskjutande återbetalningar återlämnas.
- Om en återbetalad kostnad anses inte ansvarig, är den beskattad av IRS. Överskottsmedel måste i allmänhet returneras inom 120 dagar.
Hur fungerar en redovisningsplan
En redovisningsplan skiljer sig från en icke-redovisningsplan. Om ett företags återbetalningsplan inte följer IRS-krav för en redovisningsplan, är planen inte ansvarig, och ersättning för kostnader anses vara en del av den anställdes ersättning och är därför föremål för källskatt och måste rapporteras på en anställds W-form .
Enligt IRS-regler ersätts utgifter enligt en redovisningsplan om de är affärsrelaterade och redovisas tillräckligt. Dessutom måste belopp som betalas utöver de faktiska kostnaderna returneras till företaget inom en viss tidsram. Affärsrelaterade utgifter som anställda kan uppstå kan inkludera resor, måltider, logi, underhållning eller transport. Anställda är skyldiga att tillräckligt redovisa utgifter med poster och återlämna överskottsbidrag inom rimlig tid.
Arbetsgivare är inte skyldiga att lämna in detaljerna i sin plan till IRS, men de måste kunna visa att de uppfyller kraven i en redovisningsplan.
Arbetsgivare kan ofta använda striktare krav på ansvariga planer än vad som skickas av IRS.
Krav på en redovisningsplan
Kraven för en redovisningsplan är att de är affärsrelaterade, att anställdas utgifter redovisas tillräckligt med sin arbetsgivare på ett rimligt och snabbt sätt och att eventuell överskottsbetalning måste återlämnas till arbetsgivaren inom rimlig tid.
För att utgifter ska anses vara affärsrelaterade måste de (löst) uppfylla följande krav: att kostnaderna måste uppstå under anställningsförloppet och att alla utgifter som smälter mellan en personlig kostnad och en företagskostnad redovisas på lämpligt sätt som sådant, fördelning av utgifterna mellan arbetsgivaren och arbetstagaren. Ett vanligt exempel är den för en personbil som används för affärsresor: i ett sådant fall kan en anställd förväntas redovisa de miles som uppstod under deras personliga transporter och arbetsrelaterade transporter och fördela kostnaderna lämpligt sätt.
Tillräcklig redovisning krävs vanligtvis av tredje parts bekräftelse för att bevisa att anställdas medel var affärsrelaterade. Kvitton är en vanlig form av tredje parts underbyggnad som anställda kommer att använda för att bevisa legitimiteten i sina finansieringsbegäranden. Det finns emellertid undantag från denna regel, inklusive fall av kostnader för icke-logi som uppgår till mindre än $ 75, måltidsersättningar som faller inom IRS dagpengestandarder och transportkostnader för vilka det är svårt att få ett officiellt betalningsbevis, till exempel taxibilar, tunnelbana och bussar. I allmänhet är förväntningarna på återbetalning av överskottsbidrag att sådana medel återlämnas till arbetsgivaren inom 120 dagar efter utbetalningen.
Jämför investeringskonton Leverantörs namn Beskrivning Annonsörens upplysning × Erbjudandena som visas i denna tabell kommer från partnerskap från vilka Investopedia erhåller ersättning.