Faktura
En faktura är ett kommersiellt dokument som specificerar och registrerar en transaktion mellan en köpare och en säljare. Om varor eller tjänster köpts på kredit anger fakturan vanligtvis villkoren för affären och ger information om tillgängliga betalningsmetoder. Typer av fakturor kan innehålla ett kvitto, en försäljningsfaktura, debetnot eller säljfaktura.
Företag kan välja att helt enkelt skicka en månadsavslut som faktura för alla utestående transaktioner. Om så är fallet måste uttalandet ange att inga efterföljande fakturor kommer att skickas. Historiskt har fakturor registrerats på papper, ofta med flera kopior genererade så att köparen och säljaren var och en har en post av transaktionen för sina egna poster. För närvarande är datorgenererade fakturor ganska vanliga. De kan skrivas ut på papper på begäran eller skickas via e-post till parterna i en transaktion. Elektroniska poster möjliggör också enklare sökning och sortering av vissa transaktioner eller specifika datum.
En pro-forma-faktura är ett bindande avtal, även om försäljningsvillkoren kan ändras.
01:10Faktura
Grunderna i en faktura
En faktura måste ange att det är en faktura på räkningen. Den har vanligtvis en unik identifierare som heter fakturanummer som är användbart för intern och extern referens. En faktura innehåller vanligtvis kontaktinformation för säljaren eller tjänsteleverantören om det finns ett fel relaterat till faktureringen.
Betalningsvillkor kan anges på fakturan, såväl som information om eventuella rabatter, förhandsbetalningar eller finansiella avgifter som bedöms för sena betalningar. Den visar också enhetskostnaden för en artikel, totala köpta enheter, frakt, hantering, frakt och tillhörande skattekostnader, och det redovisar det totala skuldbeloppet.
En proformafaktura är en preliminär försäljningsfaktura som skickas till köpare innan en leverans eller leverans av varor. Fakturan kommer vanligtvis att beskriva de köpta artiklarna och annan viktig information såsom fraktvikt och transportavgifter. Proformafakturor spelar ofta in i internationella transaktioner, särskilt för tulländamål vid import.
Du bör alltid behålla en kopia av dina fakturor och kvitton - både i papper eller elektronisk form - för skatteändamål.
Betydelsen av fakturadatum
Fakturadatumet representerar det officiella datum då varorna har fakturerats och transaktionen officiellt registrerats. Därför har fakturadatum väsentlig information om betalning, eftersom det dikterar kreditens varaktighet och förfallodag för räkningen. Detta är särskilt viktigt för företag som erbjuder kredit, till exempel netto 30. Fakturans faktiska förfallodag är vanligtvis 30 dagar efter fakturadatum.
E-fakturering
Sedan datorns tillkomst har människor och företag haft det lättare att lita på elektronisk fakturering som ett alternativ till pappersdokument. Elektronisk fakturering, eller e-fakturering, är en form av elektronisk fakturering för att generera, lagra och övervaka transaktionsrelaterade dokument mellan parter och se till att villkoren i deras avtal uppfylls.
Dessa e-dokument kan innehålla fakturor och kvitton, inköpsorder, debet- och kreditanmärkningar, betalningsvillkor och instruktioner och överföringssedlar. Digitala fakturor skickas normalt via e-post, webbsida eller app. Fördelarna inkluderar följande:
- Permanens och motståndskraft mot fysiska skador
- Enkel att söka och sortera efter specifika namn, termer eller datum
- Ökad revisionsförmåga
- Möjligheten att skriva ut eller reproducera på begäran
- Möjligheten för datainsamling och affärsinformation
- Minskning av pappersanvändning
E-fakturering inkluderar flera tekniker och inmatningsalternativ och används som en allmän term för att beskriva alla metoder som en faktura presenteras elektroniskt för en kund för betalning. Flera e-faktureringsstandarder, som EDIFACT och UBL, har utvecklats runt om i världen för att underlätta införande och effektivitet.
Key Takeaways
- En faktura är ett kommersiellt dokument som specificerar och registrerar en transaktion mellan köpare och säljare.
- Ett papperskvitto från en butik är en vanlig konsumentfaktura.
- Fakturor är ett viktigt inslag i interna kontroller och revisioner. Avgifter på en faktura måste godkännas av den ansvariga ledningen.
- Fakturor beskriver i allmänhet betalningsvillkor, enhetskostnader, frakt, hantering och andra villkor som anges under transaktionen.
- Fakturor kan vara i pappersform, men e-fakturor har blivit mycket vanligare.
Fakturor och betalningar
Fakturor spårar försäljningen av en produkt för lagerkontroll, redovisning och skattemässiga ändamål. Många företag levererar produkten och förväntar sig betalning på ett senare datum, så det totala förfallna beloppet blir ett konto som ska betalas för köparen och ett kundfordran för säljaren.
Moderna fakturor överförs elektroniskt snarare än att de är pappersbaserade. Om en faktura går förlorad kan köparen begära en kopia från säljaren. Användningen av en faktura representerar närvaron av kredit eftersom säljaren har skickat en produkt eller tillhandahållit en tjänst utan att ha fått kontanter i förväg.
Fakturor skiljer sig från inköpsorder som skapas innan en kund beställer en vara eller tjänst.
Fakturor och interna kontroller
Fakturor är ett kritiskt inslag i interna kontroller. Avgifter på en faktura måste godkännas av den ansvariga ledningen. Alternativt anpassas en faktura till en inköpsorder och vid avstämning av informationen betalas för godkända transaktioner. Ett revisionsföretag säkerställer att fakturor införs i lämplig redovisningsperiod vid testning för kostnadsminskning.
Jämför investeringskonton Leverantörs namn Beskrivning Annonsörens upplysning × Erbjudandena som visas i denna tabell kommer från partnerskap från vilka Investopedia erhåller ersättning.